Se o seu trabalho envolver briefings periódicos para gerentes ou líderes seniores sobre as funções de seu departamento, é provável que você possa dividir essa tarefa em trimestres ou segmentos de três meses. Muitas organizações usam períodos de tempo trimestrais para operações contábeis e financeiras, de modo que precisarão de um briefing que corresponda a esse período de tempo. Um relatório trimestral deve incluir um resumo executivo e informações sobre o progresso dos negócios, destaques, desafios e metas alcançados durante esse período. Você pode até incluir referências anedóticas que podem dar vida ao seu relatório por meio de eventos reais que ocorreram durante o trimestre.
Estudar relatórios trimestrais anteriores
Se este for o primeiro relatório trimestral escrito, analise os relatórios anteriores - trimestrais ou anuais. Pode haver informações de final de ano que você deseja transferir para este relatório trimestral. Além disso, pode haver um formato preferido para seu relatório trimestral. É provavelmente bom se você incluir informações adicionais e relevantes; no entanto, mantenha o mesmo formato, a menos que seja instruído de outra forma. Se você ainda não tiver um modelo de relatórios anteriores, crie um, para não recriar essa etapa no próximo trimestre.
Determine suas fontes de informação
A menos que o relatório trimestral seja de sua exclusiva competência, é provável que você precise de informações de outras fontes ou departamentos. Por exemplo, se o seu relatório exigir dados financeiros, entre em contato com a seção contábil ou financeira e solicite os dados necessários para esse trimestre. Se houver dados disponíveis para o trimestre anterior, peça também, caso queira fazer comparações entre dois trimestres.
Analise os tópicos de negócios para relatórios
Reúna informações sobre os tópicos de negócios que você está revisando em seu relatório trimestral. Por exemplo, se você é um gerente de projeto de consultoria e o objetivo do relatório é atualizar a equipe de liderança sobre o progresso de diversos compromissos, considere listar o nome de cada cliente, seguido pelo tipo de envolvimento como subtópicos como este:
- Nome do cliente, tipo de compromisso; por exemplo, Coaching Executivo
- Nome do cliente, tipo de compromisso; por exemplo, o Team Development Workshop
- Nome do cliente, tipo de compromisso; por exemplo, Avaliação Organizacional
Para cada subtema, forneça uma breve descrição do trabalho, incluindo o pessoal atribuído a cada um. Se você é o gerente do projeto, inclua seu nome e o nome do cliente com quem você se comunicou durante esse período, bem como uma descrição de suas atividades como gerente de projeto. Descreva outras atividades sobre o trabalho, como o número de horas que cada consultor designado trabalhou e as metas, objetivos e realizações de cada trabalho. Por exemplo, você poderia escrever
"O consultor da ABC, John Doe, criou atividades de desenvolvimento de equipe para o workshop de 1º de fevereiro de 2019. O objetivo do workshop é revisar os resultados da avaliação organizacional realizada em 1º de dezembro de 2018 e facilitar atividades para recommitir os membros da equipe à missão organizacional. "
Você é o juiz sobre quantos detalhes você deve fornecer, com base no tamanho e no formato do seu relatório trimestral. Esta seção forma o componente narrativo do seu relatório.
Planilhas são úteis
Além de serem úteis na apresentação de um quadro financeiro para o seu relatório trimestral, as planilhas são apreciadas pelos leitores preocupados com o resultado final. Você não precisa incluir várias páginas em seu relatório narrativo, mas uma descrição quantitativa das atividades trimestrais oferece aos leitores uma amostra do progresso dos negócios em sua área. Usando o mesmo exemplo, se você estiver relatando vários compromissos, sua planilha poderá refletir o orçamento inicial, a análise de gravação, os custos até a data e o orçamento estimado para conclusão em dólares e porcentagens.
Escreva a Introdução e a Conclusão
Depois de ter reunido todas as informações para o seu relatório e preparado um rascunho, escreva sua introdução e conclusão. A introdução deve incluir o período para o seu relatório, fontes de informação, departamento ou projetos e o público. Se o seu relatório for demorado ou complexo, escreva um resumo executivo que contenha as informações mais relevantes em um resumo de uma página. A conclusão deve reafirmar os destaques durante o trimestre, bem como explicar brevemente quaisquer problemas notáveis encontrados durante o trimestre e as projeções para o próximo trimestre.
