O "escritório sem papel" pode nunca ser 100% realizado. Apesar do uso pesado do computador, quase todas as empresas ainda precisam de alguns documentos em papel. Isso representa um desafio quando as empresas dependentes de computadores precisam interagir com dados de formulários baseados em papel. A "conversão" de dados físicos para sistemas virtuais pode ser realizada através de entrada manual de dados, geração de imagens de documentos e reconhecimento óptico.
Itens que você precisará
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Documentos em papel
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Orçamento para equipamentos e pessoal
Defina suas metas e necessidades de negócios. Determine se você está capturando pagamentos de clientes, processando aplicativos ou arquivando documentos internos. Descobrir se você precisa salvar imagens reais dos documentos para armazenamento eletrônico, ou você simplesmente precisa capturar os dados baseados em papel em um banco de dados do computador. Fazer essas determinações o ajudará a decidir qual sistema de processamento de dados atenderá melhor às suas necessidades.
Pesquisa de soluções de software corporativo. Peça referências de software e fornecedor de empresas que fazem captura de dados semelhante ao que você pretende fazer. Pergunte se você pode visitar sites de trabalho fazendo o tipo de conversão de papel para eletrônico que você pretende fazer. A melhor maneira de escolher um sistema é vê-lo em ação. Se você estiver capturando apenas um pequeno volume de dados de formulários, poderá usar uma pessoa digitando dados em uma planilha do Excel. Mas nos negócios modernos, esse provavelmente não é o caso. Você provavelmente precisará encontrar um sistema de software e talvez até um novo hardware, se a captura de documentos / imagens fizer parte do seu plano.
Compare as soluções de software que você pesquisou e escolha uma. Entre em contato com o fornecedor ou distribuidor de software para iniciar o processo de compra e instalação do sistema. A primeira etapa, geralmente conhecida como "descoberta", é quando o fornecedor viaja até seu site para determinar suas necessidades exatas e a melhor solução para elas.
Permaneça envolvido com o fornecedor durante a descoberta e durante a instalação. Faça muitas perguntas e assuma o controle do projeto; Incentive os funcionários que realizarão atividades de captura de documentos e entrada de dados a fazer o mesmo.
Teste o sistema completamente. Se houver algum erro ou falha na solução, é melhor encontrá-los enquanto o fornecedor estiver no local. Isso tornará a resolução de problemas e a resolução muito mais rápidas.
Dicas
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Trabalhe com um fornecedor respeitável e tente solicitar feedback de um dos clientes anteriores do fornecedor.
