Uma agenda é uma lista de tópicos a serem introduzidos e discutidos durante uma reunião. As agendas são úteis para muitas reuniões, como em instituições governamentais, organizações sem fins lucrativos e empresas. As agendas geralmente incluem uma leitura das atas ou notas da última reunião, anúncios relevantes, uma revisão dos tópicos para discussão e uma lista telefônica.Embora as agendas levem tempo para serem configuradas, a longo prazo elas podem economizar tempo e recursos.
Complete os objetivos da discussão
As agendas fornecem um resumo dos tópicos de discussão. A estrutura de tópicos impede que o moderador ou os membros da reunião esqueçam tópicos importantes a serem introduzidos. Quando todos os tópicos são amplamente discutidos, decisões valiosas podem ser tomadas em grupo durante a reunião, em vez de fazer planos apressadamente fora da reunião. Entradas e sugestões de várias perspectivas melhoram a qualidade do desempenho dos membros.
Auxilia na comunicação de notícias importantes
As agendas oferecem uma oportunidade para informar os membros por meio de anúncios sobre eventos, metas e tarefas críticas. As agendas permitem que membros que não tenham acesso a todos na organização possam anunciar notícias importantes e ouvir notícias de interesse. Sem uma agenda, os anúncios não podem ser comunicados a todos os membros, o que pode resultar em confusão e ressentimento. As agendas também recapitulam as reuniões anteriores para ajudar os membros a avaliar o progresso feito e restringir o foco da reunião atual.
Fornece Igual Oportunidade de Contribuir
As agendas geralmente mencionam itens a serem discutidos na próxima reunião. Isso dá aos membros a chance de refletir sobre os tópicos de discussão antes da reunião. Em muitas reuniões, os membros sinceros são mais do que ansiosos para participar, enquanto os indivíduos reservados podem ser mais hesitantes. No entanto, saber o que será discutido permite que os membros pesquisem tópicos de interesse, pensem sobre como os tópicos se aplicam ao seu campo e, em seguida, façam contribuições ponderadas e de qualidade na reunião.
Organiza Reunião
Uma agenda prioriza as atividades mais importantes, aumenta a produtividade e concentra os membros. A mera presença de uma agenda cria uma atmosfera formal e desencoraja os membros de perder tempo. A agenda prepara o moderador e incentiva a consistência e organização. Uma agenda também define os objetivos e dá aos membros uma meta. Isso organiza os pensamentos dos membros, a direção da reunião e a ação após a reunião.
Contribui para arquivos
Uma coleção de agendas anteriores é um registro ideal para instituições externas e internas, organizações e o público para visualizar o progresso de sua organização. A documentação ajuda o público e os membros da organização a avaliar decisões passadas, lembrá-los de eventos anteriores ou figuras importantes e formular metas viáveis. A chamada também ajuda a administração a determinar os membros mais dedicados, contando a participação e revisando as contribuições para a reunião. Isso pode ajudar nas decisões sobre quais membros promover ou atribuir o papel de se dirigir ao público.
