Em Como Estabelecer uma Agenda para uma Reunião, você aprenderá 5 coisas que devem ser estabelecidas para alcançar o sucesso. Uma agenda bem escrita servirá para mantê-lo na tarefa e no caminho certo, permitindo que os participantes da reunião venham preparados e sintam-se à vontade. Os participantes de suas reuniões agradecerão.
Itens que você precisará
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Computador
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O email
Estabelecer tópicos: determine o motivo da sua reunião e liste os tópicos que devem ser discutidos. Encoraje os participantes na sua reunião a comunicar tópicos ou itens que gostariam de ver incluídos na agenda. Dê-lhes um prazo pelo qual você deve receber essas sugestões para incluí-las nessa reunião em particular.
Estabeleça prioridades: Agora que você tem sua lista preliminar de itens, simplesmente passe algum tempo priorizando-os em ordem de importância ou por datas de prazo. Lembre-se, você pode não ter tempo para tocar em todos os itens da sua lista, portanto, definir as prioridades ajudará você a decidir quais itens definitivamente farão parte da agenda.
Estabeleça Apresentadores: Você pode não estar apresentando em cada item ou liderando cada discussão. De fato, um líder sábio permitirá que outros assumam uma parte do papel de liderança. Prenda os participantes por seu desempenho e mostre a eles a confiança que você tem para liderar. Talvez alguém tenha abordado você sobre a inclusão de um determinado item da agenda na reunião. Tome essa ocasião para dar-lhes a oportunidade de apresentar na reunião. Resumindo, inclua na sua agenda quem está liderando a discussão. Atribuir apresentadores.
Estabelecer um cronograma: determine a duração adequada de sua reunião e, em seguida, estime o tempo necessário para cada item individual da agenda. Não finja realizar muito em uma sessão. Seja sábio e permita tempo extra para cada tópico. Coloque em algum espaço de manobra. Sua programação servirá como uma disciplina para ajudar a mantê-lo concentrado e permanecer no caminho certo.
Estabelecer consistência: Em outras palavras, atenha-se à agenda. Não adicione ou pule itens. Não passe o tempo alocado para tópicos específicos. Não bata e apresente quando alguém estava programado para liderar essa discussão em particular. Uma agenda é tão eficaz quanto a medida em que é seguida. Com o tempo, seus participantes vão respeitar e esperar uma agenda bem escrita.
Dicas
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Ponha sua agenda pronta para seus participantes em tempo suficiente para que eles se preparem e se sintam à vontade para a reunião. Use agendas anteriores para ajudá-lo a trabalhar em agendas atuais e futuras.
Aviso
Certifique-se de planejar o espaço de manobra na sua agenda. Não sufoque a sua reunião com uma agenda repleta de problemas.
