Uma agenda de reuniões de negócios é usada para comunicar assuntos importantes que serão discutidos em uma reunião. Este documento permite que todos os participantes se preparem adequadamente para os tópicos da reunião.
Uma agenda de reuniões de negócios deve responder a algumas perguntas: Qual é o tópico discutido? Por que deveria ser discutido? Quem estará envolvido na discussão? Quem é responsável por determinados tópicos? Por quanto tempo o tópico será discutido na reunião?
Itens que você precisará
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Computador
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Aplicação de processamento de texto
Crie um novo documento com a Agenda da reunião como o título e o nome do arquivo. Para sua conveniência, você pode querer formatar o nome do arquivo dessa maneira: Agenda da reunião_YYYY_MM_DD. Dessa forma, quando você examinar suas pastas, qualquer agenda específica será fácil de encontrar.
Insira a data da reunião, o local e os nomes das pessoas que estão participando da reunião. Esta informação será crucial, especialmente no acompanhamento do progresso de um determinado tópico, projeto ou problema.
Crie uma tabela com 5 colunas, intitulada "Agenda da reunião de negócios em (data da reunião)".
Digite "Tópico" como o primeiro título da coluna. Em seguida, insira cada tópico da reunião a ser discutido.
Key "Metas / Metas" como o título da segunda coluna. Muito brevemente, informe o resultado final desejado para cada tópico durante a reunião.
Digite "Equipe" como o terceiro título da coluna. Observe as pessoas que serão responsáveis por apresentar o tópico ou falar em seu nome. Se um tópico tiver um líder de equipe, lembre-se disso também.
Chave "Estratégia" como o título da quarta coluna. Liste como você pretende abordar o tópico. Os exemplos incluem “brainstorming” para gerar ideias, “review” (revisar) para repassar um resultado ou projeto selecionado, “decision” (decisão) se uma decisão precisa ser tomada, ou “information” (informação) se informações gerais precisam ser compartilhadas.
Digite "Tempo" como o título da quinta coluna. Indique o número de minutos que cada tópico será distribuído para discussão. Isso é necessário para manter um bom fluxo de ideias na sala de reunião e fornecer estrutura à sua reunião.
Salve seu documento depois de inserir todas as informações conhecidas em cada linha.
Dicas
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Uma tabela é apenas uma maneira básica de organizar os tópicos para discussão em uma reunião. Você é livre para formatar a agenda de reuniões de negócios de maneira diferente, desde que todos os itens estejam incluídos.
É importante alocar tempo suficiente para discutir seus tópicos selecionados, mas não muito tempo, caso contrário as discussões tendem a continuar. Pergunte aos apresentadores quanto tempo eles precisarão apresentar em seus tópicos.
Certifique-se de que todos os participantes da reunião recebam a agenda pelo menos um dia antes da reunião proposta. Isso dará a todos tempo para preparar e permitir quaisquer revisões da agenda, se necessário.
