As agendas moldam as expectativas de uma reunião. O uso de um modelo de agenda fornece padronização e um formato formal para a reunião de um diretor. O planejamento de reuniões mostra profissionalismo e prontidão necessárias para uma reunião tranquila. A distribuição da sua agenda um dia ou dois antes da reunião permitirá que os convidados preparem e antecipem as apresentações e discussões da reunião. O diretor geralmente tem horários ocupados com pouco tempo para classificar documentos complicados. Quanto mais simples você puder fazer o formato da agenda, mais fácil será para os diretores e assistentes determinarem a finalidade, o local e os tópicos da reunião.
Crie a agenda da reunião do seu diretor em um programa de processamento de texto, como o Microsoft Word. O Word é um aplicativo que a maioria pode acessar e fornece vários modelos de agenda de reunião para download que você pode utilizar como ponto de partida. Você pode personalizar a agenda com o logotipo e o nome da sua empresa.
Insira o nome da reunião, data, hora, local e informações da teleconferência no cabeçalho da agenda. Apresente as informações com clareza, na parte superior da página e centralizada, para que os convidados saibam claramente como e quando acessar a reunião. Você também pode incluir uma lista de convidados e facilitadores, conforme permitido pela sala na página.
Solicitar tópicos da agenda dos diretores participantes. Envie um e-mail pelo menos uma semana antes da reunião para solicitar tópicos da agenda. Liste os tópicos da agenda em ordem de como você pretende apresentar cada tópico. No modelo, liste cada item da agenda pelo número à esquerda e o nome da pessoa responsável por liderar a discussão à direita do tópico. Se o tempo for limitado, você pode atribuir prazos a cada tópico, listando-os ao lado do item da agenda.
Liste “Próximos Passos” e “Outros Itens” como seus dois últimos itens da agenda. Isso permitirá que sua reunião seja encerrada com qualquer item do plano de ação e outros tópicos que não estejam formalmente listados na agenda.
Dicas
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Use o mesmo formato de agenda para as reuniões subsequentes do diretor. Os diretores se acostumarão a ver o formato da agenda e visualizar facilmente os detalhes e tópicos da reunião. Assegure-se de que suas agendas sejam organizadas, tenha bastante espaço entre as linhas e mostre claramente o propósito do documento e o motivo da reunião.
