Escrever uma carta formal para um conselho de administração pode ser um processo intimidador. Esta é sua chance de ter seus pensamentos ouvidos pelos responsáveis, por isso é importante seguir o processo formal. Mas não faz sentido obter a formatação correta se o conteúdo estiver faltando ou se a carta tiver erros gramaticais.
Antes de iniciar a carta para uma diretoria
Em correspondência com o conselho de administração, saiba o que você quer dizer. Qual a sua motivação? O que você quer alcançar? Uma carta de reclamação precisa de um tato totalmente diferente de, digamos, uma carta buscando financiamento para um projeto.
Tire um tempo para fazer algumas anotações. Anote o que dizer e por que isso é importante para você. O último pode não entrar na carta, mas pode ajudar a manter o foco e a classificação. Existe alguma documentação que você precisa consultar, evidências ou estatísticas que você deseja compartilhar? Deixe-os prontos e anote por que eles são relevantes.
Elaborando a Carta
Primeiro, organize suas anotações. Qual é o maior ponto em relação a por que você está escrevendo? Quais elementos suportam esse ponto? Ponha-os em ordem. Este é essencialmente o seu esboço, então agora você está pronto para ir.
Muitas pessoas lutam para começar uma carta, achando que precisam ser espirituosas desde o começo, mas ser claro é mais importante. Diga tudo o que você precisa dizer, depois melhore e aperte quando editar. Para começar, fale "Caro Presidente Smith e membros da diretoria" e depois abra com "Estou escrevendo para …" e depois cite sua razão geral para a redação.
Siga sua abertura com o principal ponto de apoio e escreva alguns parágrafos concisos que incluam todos os problemas que você observou anteriormente.
Lembre-se, isso é negócio e essas pessoas têm muito a seu favor. Não seja florido ou apaixonado ou prolixo. Chegar ao ponto, ser educado sobre isso e respeitosamente assinar.
A importância da edição
Na realidade, escrever um conselho de diretores não é muito diferente de escrever qualquer carta formal de negócios, exceto que é para um grupo de pessoas e pode ter mais informações sobre o assunto, dependendo do motivo pelo qual você está escrevendo.
A maioria das pessoas enfatiza muito sobre a escrita, quando a parte mais importante, na verdade, é a edição. Sempre faça uma pausa depois de escrever alguma coisa, para que sua cabeça fique limpa e você volte com os olhos renovados.
Tome pelo menos três passagens de edição. Procure por erros gramaticais, palavras desnecessárias e um tom excessivamente casual. As pessoas muitas vezes confundem ser conciso em ser rude, mas escrever concisa é forte e direto ao ponto, ambas qualidades que funcionam bem na correspondência comercial.
Ainda assim, seja respeitoso e um pouco respeitoso, mas não esbanje ou coloque nada muito denso.
Conheça o seu objetivo
Como mencionado, é importante saber por que você está escrevendo. É possível que as três letras mais comuns que você terá que escrever sejam para pedir algo, renunciar ou aceitar uma oportunidade.
Renunciando: Ao se demitir de uma empresa, projeto ou até mesmo do próprio conselho, diga que você é grato por ter tido a oportunidade. Explique, de preferência em uma frase, por que você está se demitindo - por motivos pessoais, para explorar uma nova oportunidade, porque você almeja uma mudança - sem compartilhar detalhes. Mantenha-o curto e profissional. Se puder, ofereça-se para estar disponível, se necessário, no futuro.
Aceitando: Este pode ser um único parágrafo seguido por uma declaração de gratidão. Digamos que você tenha orgulho em aceitar a oportunidade e esteja ansioso para contribuir, e você é grato pela fé do conselho. Não se debruçar sobre projetos ou intenções; é para isso que os contratos são.
Solicitando: Imediatamente, diga o que você está pedindo. Explique porque. Se você tiver evidências de apoio para o motivo pelo qual a solicitação é válida, documente isso brevemente. Evite promessas de desempenho ou resultado, já que estas devem ser declaradas apenas em um contrato ou cronograma do projeto, onde você tem capacidade de negociação. Agradeça-os por sua consideração e ofereça-se para estar disponível caso eles tenham dúvidas ou precisem de esclarecimentos.
