O serviço comunitário é um trabalho nobre - mas muitas vezes não aconteceria sem o trabalho pesado que acontece nos bastidores. Organizar um evento de serviço comunitário é um empreendimento multifacetado, e é responsabilidade do presidente prestar atenção a todos os detalhes. O planejamento antecipado é crucial, envolvendo tudo, desde a definição de metas até a delegação de tarefas. Se você abordar uma lista de componentes com antecedência, aumentará a probabilidade de sucesso do evento.
Escolha uma causa. Muitos tipos de projetos se enquadram no âmbito do serviço comunitário. Algumas idéias incluem projetos para promover o meio ambiente, promover a segurança, combater o crime ou ajudar os sem-teto.
Considere a principal razão pela qual o projeto é necessário. Se você estiver planejando o evento em nome de uma organização, leve em consideração se o evento está dentro do espírito de sua missão organizacional.
Definir metas Identifique os objetivos específicos do projeto e verifique se eles são mensuráveis. Metas mensuráveis ajudarão você a avaliar o evento depois que ele terminar.
Projetar o evento. Escolha a data, a hora e o local. Em seguida, considere o que seria necessário - como um orador interessante, comida ou uma atividade exclusiva - para as pessoas considerarem o evento divertido e interessante.
Descreva as necessidades de pessoal. Detalhe deveres específicos e quem executará esses deveres. Recrute voluntários para preencher essas posições.
Liste os recursos, materiais e suprimentos necessários. Para fins de orçamento, observe se cada item será doado ou comprado. Se doado, registre o valor em espécie.
Por meio de comunicação escrita ou apresentações pessoais, convide parceiros em potencial - como possíveis patrocinadores de eventos - para participar do evento. Compartilhe uma história convincente sobre como seu projeto impactará positivamente a comunidade. Em seguida, explique a eles o que eles podem fazer para ajudar.
Preencha um orçamento proposto indicando todas as receitas e despesas previstas. Incorpore todos os recursos, materiais e suprimentos de sua lista no orçamento de despesas. Certifique-se de que o valor dos itens doados esteja refletido no orçamento.
Promova o evento. Comunique o evento através de todos os meios possíveis, tais como comunicados de imprensa, mala direta, convites pessoais, cartazes, anúncios de sites e através de várias mídias sociais. Boca-a-boca simples também é altamente eficaz para transmitir a palavra. Certifique-se de promover o evento para as escolas da área (se apropriado), porque muitos alunos são obrigados a realizar horas de serviço comunitário e podem estar dispostos a participar.
Elabore um plano alternativo no caso de algo dar errado - nunca é demais ter um Plano B. Descreva possíveis problemas (como o mau tempo) que possam dificultar a conclusão bem-sucedida do projeto. Em seguida, formule soluções para esses problemas (como mover o evento para dentro).
Formule um plano de ação específico. Listar as etapas específicas para levar o projeto a uma conclusão bem-sucedida. Mostrar datas planejadas para cada etapa. Quebre as etapas do dia do evento em uma lista separada, pois essa pode ser a lista mais detalhada e mais referenciada durante o evento em si.
