Uma agenda de reuniões organizada e desenvolvida garante que todos os assuntos importantes sejam abordados em uma determinada reunião. Uma estrutura de tópicos ajuda a orientar a direção da reunião para que você não pule de um tópico para outro, permitindo que os negócios sejam conduzidos de maneira mais eficiente. Comece o roteiro de sua agenda bem antes da reunião para que você possa criar vários rascunhos e enviá-los aos participantes antes da reunião para que eles saibam o que esperar.
Anote todos os tópicos que você precisa cobrir na reunião. Comece o mais amplamente possível. Por exemplo, anote "Agendamento", que pode conter vários subtópicos. Use quaisquer notas de reuniões anteriores, e-mails e informações que você tem para garantir que você tenha todos os tópicos necessários escritos.
Comunique-se com outros planejadores ou participantes da reunião e pergunte se eles têm algum assunto que precise de atenção. Dê-lhes um prazo para os tópicos e itens propostos, para que você tenha tempo para fazer qualquer pesquisa ou correspondência de acompanhamento, se necessário, e depois inseri-los no esboço.
Organize seus tópicos. Procure tópicos que possam ser colocados sob um tópico maior. Se não, passe por cada tópico geral e divida isso em itens específicos da agenda. Por exemplo, uma agenda da reunião de produção pode conter "conflitos de ensaio" e "datas a serem lembradas" no tópico "Agendamento".
Reúna seus principais tópicos por ordem de importância. Decida quais tópicos devem ser colocados em primeiro lugar no resumo, com base em como eles são importantes, quanto tempo você precisa para discuti-los e considerações especiais, como a pessoa que apresenta essa parte da reunião que precisa sair mais cedo, por exemplo.
Digite seus principais tópicos em uma lista vertical em negrito, fonte maior, fonte de 14 a 16 pontos. Recuar ou separar uma vez e marcar cada subtema diretamente abaixo do tópico principal. Você pode numerar ou escrever os tópicos e subtópicos conforme desejar. Inclua todos os pontos detalhados abaixo de cada subtópico.
Marcar e recuar esses itens também, então eles se sentam sob o subtópico, apenas à sua direita. A maioria dos programas de software recorta, marca e número automaticamente quando você pressiona "Enter" e "Tab" no final de um subtopico ou principal.
Digite todas as informações necessárias sobre a reunião na parte superior central do documento, incluindo o título e a data da reunião, horário, local, convidados ou participantes esperados e informações de contato do organizador da reunião, provavelmente você mesmo.
Anote o nome do apresentador de cada tópico ao lado do principal ou do subtópico, se aplicável. Observe quanto tempo você está dando cada tópico. Verifique com o apresentador para certificar-se de que você lhe dá tempo suficiente.
