Uma solicitação de proposta (RFP) é uma declaração por escrito do cliente expressando uma necessidade comercial e perguntando como você se propõe a atender a essa necessidade e quanto seu serviço ou produto custará. A criação de uma estrutura de tópicos antes de escrever a resposta para a RFP do cliente ajuda a garantir que todos os requisitos do projeto tenham sido atendidos e que sua proposta esteja de acordo com o formato de documento especificado pela RFP.
Itens que você precisará
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Pedido de documento de proposta
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Aplicativo de processamento de texto
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Impressora
Leia atentamente a RFP do cliente para ter certeza de que você entende as expectativas. Esclareça qualquer pergunta mais cedo ou mais tarde. A maioria das solicitações de proposta especifica um período de perguntas e respostas para os respondentes.
Crie o contorno no formato e na ordem definidos no RFP para demonstrar a capacidade de seguir as instruções. Alguns RFPs deixam a organização da proposta para você, enquanto outros têm requisitos estruturais altamente detalhados. Ignorá-los ou interpretá-los de maneira incorreta é uma das maneiras mais rápidas de tirar sua proposta de consideração.
Use algarismos romanos (como I, II, III) para cada seção principal. As subseções são recuadas usando letras maiúsculas (como A, B, C). As seções abaixo são indicadas usando números (como 1, 2, 3). Se outra subseção for necessária, use letras minúsculas (como a, b, c).
O numeral romano I pode ser usado como visão geral ou resumo da resposta à RFP. Expresse o escopo de serviços e requisitos do cliente nesta primeira seção. Explique como o projeto será abordado e por que essa abordagem melhor atenderá às necessidades do cliente. Continue escrevendo os títulos e categorias do projeto, conforme apresentado pelo cliente, usando uma combinação de algarismos romanos, letras e números.
Faça um brainstorm de respostas para cada seção e subseção escrevendo respostas para cada requisito do cliente. Para o rascunho inicial, palavras e frases podem ser usadas. Repita este passo para todas as seções.
Elabore suas ideias e adicione conteúdo detalhado a cada uma delas para atender às necessidades do cliente. Sua proposta provavelmente incluirá alguns dos textos padrão "reutilizáveis" da sua empresa. Indique em seu esboço onde o clichê será usado e quanto precisará ser modificado para esta RFP em particular. Não abuse do clichê ou use-o para engordar sua proposta. Clientes potenciais apreciam propostas sucintas, detalhadas e acionáveis.
Dicas
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Vários rascunhos podem precisar ser desenvolvidos antes que o RFP final seja desenvolvido. Anote cada rascunho com um número de versão diferente no nome do arquivo.
