Mesmo em uma era de e-mail e mensagens de texto, as cartas comerciais impressas têm seu lugar. Mudar do modo digital para o modo cópia impressa pode ser um desafio: um e-mail pode parecer casual, mas uma carta escrita exige um grau de dignidade e classe. Não se preocupe em tentar parecer original - você está mais seguro com os formatos testados e comprovados e com as regras da etiqueta de comunicação empresarial.
Atenha-se ao ponto
Se você está respondendo a críticas ou solicitando seu currículo, sua carta deve ficar no ponto. Nunca vá além de uma página e nunca seja descortês. Se alguém lhe escreveu uma carta de reclamação fervilhando de invectiva, mantenha-se educado e calmo quando escrever de volta. Se a carta original é sobre uma oportunidade de negócio, diga obrigado. Nunca insinue que, ao escrever de volta, você resolveu tudo - que o reclamante deveria estar totalmente satisfeito, que você sabe que está conseguindo o emprego. Isso é para o seu correspondente decidir.
Formato e fonte
O formato padrão de uma carta comercial é de espaçamento simples, com um espaço entre parágrafos e tudo justificado para a margem esquerda. No século 21, é aceitável se afastar do padrão de bloco, por exemplo, recuando os parágrafos. Times New Roman, tamanho de ponto 12, é quase sempre uma fonte aceitável e legível. Se a sua empresa tiver alguma preferência - por exemplo, favorece parágrafos recuados - formate-a dessa maneira.
O que vai por cima
O layout padrão começa com o endereço da sua empresa. Se você está escrevendo em papel timbrado, você pode pular isso. Abaixo do endereço, vem a data, o nome do destinatário, a empresa e o endereço. Ignore uma linha e, em seguida, aborde o destinatário como "Caro Ms." ou "Mr." a menos que ele tenha um título como "Dr." Não use os primeiros nomes, a menos que o primeiro escritor de letras tenha feito isso.
The Lower End
Encerre a carta com um "Sincerely", seguido por sua assinatura e, em seguida, seu nome digitado. Se você estiver enviando algo com a carta, como um formulário, um orçamento ou seu currículo, escreva "anexo" em seu nome, seguido de uma lista dos anexos. Se você estiver enviando algo em uma carta separada, adicione uma nota como "sob capa separada: demonstrativo financeiro". Um "cc" seguido por uma lista de nomes informa ao destinatário que você enviou cópias para outra pessoa.
