Não confie em chamadas telefônicas para obter os resultados de que você precisa. Ao falar por telefone com o atendimento ao cliente, companhias de seguros, empresas ou qualquer outra pessoa sobre um assunto importante, você precisa fazer o acompanhamento com uma carta de confirmação para criar um registro por escrito para uso futuro.
Itens que você precisará
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processador de palavras
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papel
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envelope
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carimbo
Uma carta de confirmação é uma maneira de fazer um registro escrito de uma conversa telefônica que pode ser usada mais tarde para provar o que foi discutido. A carta de confirmação realiza três coisas: 1) ajuda as partes a acompanhar as responsabilidades; 2) diz ao destinatário que a conversa não será esquecida; e 3) pode ser usado como prova em processos judiciais para provar sua versão dos eventos.
Planeje sua carta antes de sua conversa telefônica, fazendo uma lista de coisas para discutir. Para cada item de discussão, determine quem é responsável e quando o item será realizado. Se houver alguma contingência, identifique-as.
Após sua conversa telefônica, comece a escrever sua carta. Inclua uma data, o destinatário e uma linha de assunto. Escreva a carta de forma clara e sucinta. A carta deve ser factual e precisa. Deixe de fora comentários, especulações e emoções. Como regra, não use pontos de exclamação. Não tente intimidar ou intimidar. Lembre-se, a carta pode acabar sendo lida para um juiz ou júri, e você não quer parecer desonroso ou irracional.
Comece a carta com "Esta carta é para confirmar nossa conversa telefônica em data sobre ___Então, descreva com precisão o que foi discutido especificando quem disse o quê. Certifique-se de incluir todas as informações importantes, incluindo quem é responsável pelo item de ação, quando ele deve ser concluído e quaisquer contingências. Conclua a carta com "Please informe-me por escrito o mais rapidamente possível se alguma coisa descrita acima for imprecisa. "Então assine a carta.
Certifique-se de fazer e manter uma cópia da carta assinada e, em seguida, envie-a por correio. Se o assunto da carta for crítico e você tiver motivos para acreditar que o destinatário pode negar o recebimento da carta, envie a carta por correio certificado. Se você tem o endereço de e-mail do destinatário, o e-mail está correto.
