Durante uma auditoria, a gerência de negócios pode sentir que tem pouco poder sobre o processo ou o resultado da auditoria. Mas, uma vez que uma auditoria tenha sido concluída pelo departamento de auditoria interna, pelos auditores corporativos ou pelos auditores externos, a gerência de negócios assume e é responsável pela elaboração de uma resposta ao relatório. As respostas da auditoria devem ser específicas, oportunas e ter o orçamento necessário disponível.
Escrever uma resposta de auditoria sólida é importante, porque os auditores e a gerência executiva responsabilizarão a gerência de negócios por fornecer quaisquer melhorias de controle às quais se comprometam.
Respondendo a um relatório de auditoria
Comprometa-se com soluções específicas para a fraqueza de controle identificadas pelos auditores e não permita espaço para interpretação de suas intenções. Os auditores revisarão sua resposta de auditoria e determinarão se ela resolverá os pontos fracos de controle identificados. Se o seu relacionamento com os auditores permitir, aproxime-se deles enquanto estiver elaborando cada resposta e obtenha o feedback deles. Seja o mais claro possível em sua resposta, pois os auditores retornarão para verificar se você realizou as ações com as quais se comprometeu.
Defina datas realistas para implementar suas melhorias de controle, conforme recomendado pelo Escritório Estadual do Estado da Controladoria de Nova York, e seja generoso sem ser excessivo. Fraquezas de controle, particularmente aquelas relacionadas a sistemas de tecnologia da informação, podem levar mais tempo para serem resolvidas do que o planejado originalmente. A maioria dos departamentos de auditoria e gerentes de negócios executivos espera que você forneça melhorias ao cronograma que você definiu. Modificações no período de tempo podem ser permitidas, mas serão desaprovadas a menos que uma mudança drástica tenha ocorrido em seu negócio para exigir a mudança.
Confirme se você tem o orçamento em vigor ou se está em vigor para fazer as alterações de controle às quais você se compromete em sua resposta de auditoria. Identifique todos os custos, incluindo atualizações de equipamentos e sistemas, reescritas manuais de procedimentos e número de funcionários adicional que será necessário para resolver a fraqueza do controle. Encaminhe suas necessidades de orçamento para seu gerente e garanta que os fundos sejam realocados de outras áreas ou que novos fundos sejam liberados para permitir a entrega das melhorias dentro de seus prazos. Geralmente, a gerência executiva entenderá a necessidade de melhorias de controle recomendadas pelos auditores e encontrará fundos para as mudanças. Se você se compromete a controlar as melhorias na sua resposta de auditoria e não consegue entregá-las devido a déficits orçamentários, os auditores não aceitarão isso como uma desculpa.
Designe um indivíduo ou indivíduos que serão responsáveis pela implementação das mudanças de controle. Múltiplos indivíduos podem ser responsáveis se a mudança envolver mais de um departamento, como operações, tecnologia e recursos humanos. Assegure-se de que os indivíduos nomeados tenham autoridade para fazer as mudanças acontecerem.
Dicas
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Não importa o quanto você esteja frustrado com o processo de auditoria ou com o resultado, tente manter suas interações com os auditores e suas respostas de maneira semelhante aos negócios. Seu comportamento profissional pagará dividendos quando você interagir com os auditores no futuro.
