Mesmo neste dia de tecnologia de comunicação instantânea, cartas de negócios formais ainda são comumente escritas. Há vários motivos pelos quais uma pessoa ou empresa pode optar por escrever uma carta em vez de enviar um e-mail ou fax. Ao enviar uma carta comercial, as três partes principais - início, meio e fim - devem ser escritas corretamente.
Começando
O início da carta contém informações não relacionadas diretamente à mensagem da carta. A data aparece no topo. Os endereços do remetente e destinatário são digitados a seguir; no entanto, se o endereço do remetente aparecer no cabeçalho ou no rodapé da carta, não precisará ser digitado. Isto é seguido pela linha de referência - vista como "RE:" - que é a parte da seção inicial da carta que se relaciona com a mensagem da carta. Resume a mensagem em uma a oito palavras. Depois disso, deve haver uma saudação ou saudação a quem a carta é endereçada. É tipicamente no formato de "Dear Sir:" ou "A quem interessar:" com dois pontos após a saudação; cartas pessoais usam uma vírgula após a saudação, mas as letras comerciais sempre usam dois pontos.
Meio
O meio da letra é mais comumente conhecido como corpo da letra. Ele contém a mensagem básica. A primeira frase deve introduzir o tópico a ser abordado. Detalhes e pontos de consideração vêm a seguir. Finalmente, há uma conclusão. O corpo da carta deve ser ao ponto e conciso. Itens pessoais ou problemas entre o remetente e o destinatário não devem ser incluídos como parte da carta comercial.
Fim
Existem alguns elementos básicos de uma carta que constituem o seu final. Uma saudação de encerramento, como "Sincerely" ou "Best Regards", é apropriada. Abaixo disso, você imprime o nome do remetente. Inclua o título do remetente na mesma linha do nome ou diretamente abaixo dele. Deixe cerca de cinco centímetros de espaço entre a saudação de encerramento e o nome do remetente; este espaço é para a assinatura do remetente. Se o remetente tiver alguém digitar e preparar a carta, essa pessoa poderá ser reconhecida abaixo do nome e do título do remetente. Existem várias maneiras de fazer isso. A maneira mais comum é digitar as iniciais do remetente em letras maiúsculas, digitar uma barra (/) e digitar as iniciais do preparador (por exemplo, ABC / def). Os anexos devem ser anotados no final da carta. Digite a palavra "Enclosure (3)", sendo o 3 o número de gabinetes incluídos na correspondência.
Enviando a carta
A carta é dobrada para se encaixar perfeitamente em um envelope de tamanho comercial. Os compartimentos não são grampeados ao pé da letra. Cartas comerciais têm o nome do destinatário digitado no envelope em vez de manuscrito. Muitas empresas têm envelopes pré-impressos projetados com o logotipo e o endereço da empresa. Estes são os mais profissionais. Empresas menores podem usar etiquetas de endereço pré-impressas. Estes são aceitáveis, como são os endereços de retorno digitados. A caligrafia não é considerada profissional e deve ser evitada.
