Os funcionários de contabilidade lidam com muita papelada e sem um sistema de arquivamento, o escritório pode rapidamente se tornar uma bagunça. É comum que os departamentos de contabilidade tenham muitos gabinetes de arquivamento, incluindo os bloqueados, para salvaguardar a folha de pagamento e outras informações confidenciais. O acesso a arquivos e dados financeiros deve ser limitado - os escritórios não devem estar localizados em espaços públicos. A implementação de um sistema de arquivamento no escritório de contabilidade coloca certos desafios, mas isso pode ser feito com sucesso e aumentar a eficiência do departamento.
Configure dois tipos de arquivos. Um arquivo ou gaveta é para arquivos diários, que geralmente são armazenados após o final do ano. Esses arquivos incluem a maioria de seus itens de despesas e receitas. O segundo tipo de arquivos refere-se ao armazenamento de itens permanentes ou de longo prazo que precisam ser acessados ao longo do tempo. Exemplos seriam arquivos de políticas e procedimentos, contratos, ativos fixos, apólices de seguro e outras documentações que não podem ser removidas após o final do ano.
Documentação de arquivo por tipo. As despesas são arquivadas separadamente da folha de pagamento e outras áreas de contabilidade. Não misture e combine. Se determinadas transações pertencerem a mais de uma área, como despesas e ativos fixos, faça cópias da documentação e coloque a documentação em ambos os arquivos. As despesas podem ser arquivadas em ordem alfabética, por nomes de fornecedores, enquanto os arquivos de ativos fixos podem ser classificados por datas de compra. Dependendo do seu negócio, o backup de renda é arquivado pela data de recebimento ou data do depósito para facilitar as reconciliações bancárias posteriormente.
Use cores diferentes com seus arquivos. Por exemplo, você pode arquivar todas as suas despesas em pastas vermelhas, renda em verde e contratos em pastas amarelas. Se você estiver procurando por um item de renda, vá direto para as pastas verdes, economizando tempo e energia. Se você vir um arquivo vermelho em volta, poderá movê-lo para o arquivo correto, sem problemas ou atrasos. A coordenação de cores facilita o arquivamento.
Dicas
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Estabeleça um arquivo quente onde você coloca itens que precisam de sua atenção imediata e mantenha isso em sua mesa.
