Indivíduos e empresas têm uma variedade de opções quando se trata de arquivar equipamentos. Algumas opções oferecem altos níveis de segurança, enquanto outras podem acomodar uma alta densidade de arquivos. A quantidade de espaço que você tem, a sensibilidade dos arquivos e sua preferência por registros físicos ou eletrônicos influenciam a escolha do equipamento de arquivamento.
Equipamento de Arquivamento Físico
Armários
o armário de arquivo é um grampo de escritório. Quatro gavetas permitindo que os arquivos sejam armazenados lateralmente são padrão. De acordo com a Smead, uma empresa de gerenciamento de documentos, os gabinetes de arquivamento são benéficos se você precisar manter os registros em segurança. Porque esses gabinetes podem ser trancados, uma empresa pode limitar o acesso a arquivos confidenciais enquanto ainda permite que funcionários e visitantes entrem na sala.
De todas as opções de equipamentos de arquivamento físico, os gabinetes tendem a ser mais caro e tem mais capacidade limitada. A Smead observa que um arquivo de quatro gavetas que ocupa uma área de arquivo de 6 pés por 24 pés pode conter aproximadamente 8.448 pastas.
Abrir prateleiras
Uma alternativa aos armários de arquivamento é estantes abertas. As unidades são semelhantes às estantes abertas e são projetadas especificamente para a altura e a largura da pasta. O design permite que os usuários fácil acesso a arquivos e pode ser estacionário ou ser Móvel Se os roletes estiverem presos ao fundo.
O shelving aberto economiza espaço e dinheiro. A Smead observa que o equipamento de arquivamento de prateleiras é tipicamente três vezes menos caro do que armários de arquivamento. Em comparação com um arquivo de quatro gavetas, um sistema de prateleiras abertas de sete níveis tem 80% mais capacidade. As estantes móveis podem ser colocadas em maior densidade e oferecem 405% a mais de capacidade que os gabinetes.
Dicas
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Além do equipamento de arquivamento, você também precisará suprimentos como pastas de arquivos, rótulos e guias finais para que um sistema físico funcione corretamente.
Equipamento de Arquivamento Digital
Dispositivos Externos
É conveniente usar o disco rígido interno de um computador para armazenar arquivos, mas você corre o risco de perder suas informações se o disco rígido estiver corrompido ou fisicamente danificado. Para atenuar esse risco, os usuários podem querer fazer backup de dados em um dispositivo externo. A PC World recomenda o backup de arquivos críticos para um disco rígido externo e usando um Pen drive para transferir arquivos conforme necessário.
Dicas
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Os usuários também podem fazer backup de dados em um serviço baseado em nuvem, como o Google Drive ou Dropbox, que não requer nenhum equipamento adicional.
Servidores
As empresas que desejam que várias partes tenham acesso aos mesmos dados podem querer investir em um servidor. Servidores atuam como repositório central para muitos arquivos de usuários. A PC World observa que as empresas podem hospedar aplicativos multiusuário - como bancos de dados e sistemas de planejamento de recursos empresariais - no servidor. Isso torna mais fácil para um grande número de indivíduos ter acesso para os mesmos arquivos. É possível fazer backup dos dados do servidor em um dispositivo externo ou na nuvem para segurança extra.
Servidores físicos parecido com um PC topo de gama. Alternativamente, as empresas podem escolher serviço de hospedagem baseado em nuvem - Amazon Web Services, Windows Azure e Rackspace Cloud Services são todas as opções - o que não requer um servidor físico.
