As empresas de hoje estão convertendo rapidamente de um sistema de arquivamento de papel tradicional para métodos de arquivamento baseados em computador, conhecidos como sistemas de arquivamento eletrônico. O objetivo de um sistema de arquivamento é fornecer conveniência, velocidade e facilidade na entrada, acesso e recuperação de informações armazenadas. Vários tipos diferentes de sistemas de arquivamento existem com vários propósitos.
Sistemas de arquivamento em disco
Mais comumente usado para armazenamento de dados, as unidades de disco podem ser uma parte anexada de um computador ou desconectadas e conectadas para uso em qualquer computador. Os programas são armazenados na unidade de disco do seu computador. CDs e DVDs são criados usando dados obtidos de unidades de disco.
Sistemas de arquivos Flash
Os arquivos Flash são dispositivos eletrônicos pequenos, geralmente portáteis, que armazenam convenientemente grandes quantidades de armazenamento de mídia. Os arquivos Flash podem ser usados para transferir dados como documentos, fotos, vídeos e músicas em questão de segundos. Cartões de memória e cartões de memória são dois exemplos populares de arquivos flash.
Sistema de arquivamento transacional
Usado principalmente pelos bancos, o sistema de arquivamento transacional interliga muitos computadores usando um único programa. Quaisquer alterações feitas nesse sistema de arquivamento serão atualizadas automaticamente em todos os outros computadores conectados ao programa. Um excelente exemplo de um sistema de arquivamento transacional em ação é quando você está comprando um item em uma loja e seu cartão de crédito é aceito ou recusado, de acordo com seu saldo disponível. Quando você executa seu cartão através deste sistema, ele está em comunicação com todos os outros computadores no mesmo sistema de arquivamento transacional, portanto, "sabendo" se o seu cartão cobrirá esse saldo. Quando você faz sua compra, seu saldo de cartão de crédito é recusado automaticamente e todo o sistema é atualizado instantaneamente.
Sistema de arquivos de rede
Esse tipo de sistema de arquivamento eletrônico permite que os computadores em uma rede acessem arquivos do computador de um administrador. Por exemplo, um proprietário de empresa (administrador) pode ter arquivos em seu computador aos quais seu cliente precisa ter acesso. O administrador pode definir permissões para permitir o acesso desse cliente específico ao sistema de arquivamento da rede, e agora qualquer uma das partes pode fazer alterações ou criar adições aos arquivos.
