Um manual do funcionário fornece informações valiosas para funcionários novos e estabelecidos. Ele fornece a todos os funcionários uma fonte de referência para as políticas e regras da empresa. Embora possa ser dado a novos funcionários como parte de sua orientação (introdução às expectativas da empresa e da empresa), pode haver mudanças nas políticas e procedimentos que precisam ser observados no manual. A atualização dos manuais dos funcionários é um papel importante para os recursos humanos ou gerentes e supervisores. Como o manual é uma ferramenta importante, os processos devem ser desenvolvidos para determinar como as mudanças devem ser feitas.
Determine quais mudanças devem ser feitas no manual e por quê. Verifique com a Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM) para ver se existem novas leis federais ou estaduais que afetam os funcionários. Talvez existam mudanças nos benefícios de saúde ou compensação que a empresa oferece, ou talvez tenham ocorrido eventos significativos, como ameaças físicas ou problemas de assédio sexual. Estas são coisas que precisariam ser alteradas ou adicionadas ao manual.
Escreva os manuais em linguagem facilmente compreensível. Por exemplo, pode ser prudente não usar muitos jargões legais complicados que podem ser confusos ao invés de úteis. Evite quaisquer frases controversas, como "empregado permanente" ou quaisquer palavras que possam implicar um acordo contratual. Além disso, certifique-se de que regras antigas e inaplicáveis sejam excluídas e que novas regras sejam colocadas apropriadamente.
Procure aconselhamento jurídico do advogado da empresa ou outra entidade legal em relação às mudanças. É importante que todos os materiais distribuídos aos funcionários sejam revisados para possíveis processos futuros. Qualquer coisa incluída em um manual pode ser considerada a palavra escrita do empregador. As empresas podem estar bem servidas para ter os manuais revisados antes da distribuição.
Programe a comunicação das alterações do manual. Os funcionários precisam saber que novas políticas ou procedimentos foram desenvolvidos e estão incluídos na edição revisada do manual. Algumas empresas podem realizar reuniões presenciais com os funcionários para discutir as mudanças e fornecer oportunidades para que os funcionários façam perguntas. Outras empresas podem enviar memorandos aos funcionários se o manual estiver on-line. Pode ser uma boa ideia que os funcionários assinem um formulário reconhecendo que receberam o novo manual e o coloquem no arquivo pessoal.
Dicas
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Revise o manual anualmente.
Não tem entidades jurídicas rever o manual.
Aviso
Não escreva novas políticas sem distribuí-las aos funcionários.
