Quando os proprietários mudam a equipe do escritório, é útil avisar os inquilinos sobre essas mudanças, especialmente da equipe que interage frequentemente com os inquilinos. É fácil aconselhar os inquilinos de pessoal e outras mudanças significativas por carta.
Reúna uma lista dos nomes e endereços de todos os inquilinos que serão afetados pela alteração. Por exemplo, se você aluga espaço em vários locais e, portanto, opera mais de um escritório de aluguel, só precisa comunicar a alteração aos inquilinos que lidam com o escritório de aluguel onde a mudança está ocorrendo. Se você tiver apenas um escritório, é claro, alerte todos os inquilinos.
Prepare a carta em papel timbrado da empresa para torná-la "oficial" e date-a para a data em que você antecipar a maioria das cartas sendo distribuídas. Use a tecnologia mailmerge para personalizar cada letra, ou você pode usar um formato mais geral, endereçando cada letra “Caro Inquilino”.
O conteúdo da carta deve ser curto e eficiente, e geralmente deve levar dois parágrafos de conteúdo, além de um parágrafo final. Relate a mudança de pessoal no primeiro parágrafo. Se o novo funcionário assumir todos os deveres do funcionário que está saindo, diga-o, listando os deveres: "Jennie Smith deixará a empresa em 12 de março e será substituída por Mary Jones, que será responsável por reclamações de inquilinos, manutenção pedidos, recolhendo aluguéis e respondendo a todas as questões relacionadas."
Por outro lado, se os deveres anteriormente desempenhados pelo empregado que partiu serão distribuídos entre o pessoal existente e / ou novo, tornar isso claro no primeiro parágrafo; por exemplo: "Jennie Smith deixará a empresa em 12 de março e será substituída por Mary Jones, que será responsável pelas reclamações dos inquilinos e solicitações de manutenção. Joe White assumirá a responsabilidade de cobrar aluguéis e responder a todas as perguntas relacionadas".
No segundo parágrafo, inclua todas as datas pertinentes; em muitos casos, por exemplo, um funcionário sai em uma sexta-feira e os relatórios de substituição na segunda-feira seguinte. Em outros casos, há um curto período de sobreposição, enquanto o funcionário que sai treina o novo. Encerre o segundo parágrafo afirmando que, a partir da data da mudança, todas as perguntas, comentários e problemas pertinentes devem ser direcionados para as pessoas recém-responsáveis por eles e nomeá-los novamente. Por exemplo, "a partir de 15 de março, envie reclamações e solicitações de manutenção para Mary Jones e entre em contato com Joe White para saber o que fazer com o aluguel."
No parágrafo final, informe os inquilinos de que eles devem se sentir à vontade para contatá-lo com quaisquer preocupações, comentários ou perguntas. Assine a carta “Sinceramente”, seguida do seu nome.
Dicas
-
Os senhorios ou seus funcionários podem entregar ou enviar esses tipos de cartas manualmente; alternadamente, eles podem ser distribuídos com recibos de aluguel.
Resista ao desejo de ser íntimo e dar muita informação, mesmo quando as coisas são óbvias. "Jennie Smith está saindo para ter um bebê", ou "Jennie Smith vai se casar e vai em sua lua de mel, e então vai sair do estado" ambos são exemplos de dar muita informação. Deixe que Jennie compartilhe suas informações com quem ela escolher e restrinja sua carta ao que é necessário para os negócios.
