Se você possui uma empresa, precisa adquirir recursos a crédito. A única maneira de fazer isso consiste em enviar um pedido de compra que indique quem aprova a compra. Sem um pedido de compra, você corre o risco de cortar seu fluxo de caixa ou aumentar sua dívida porque terá que comprar com dinheiro ou crédito. A criação de um pedido de compra permite que você pague em uma janela de 90 dias. Essa flexibilidade ajuda a garantir que você permaneça no negócio.
Abra um novo documento usando o software de edição de documentos preferido. MS Word, MS Excel, Contabilidade de Árvore de Pêssego ou Quickbook contêm as ferramentas para criar um pedido de compra. Se você quiser uma opção gratuita, o Google Docs permite que você use seu programa de processamento de texto on-line, e o Open Office.org oferece alternativas gratuitas para os produtos do MS Office.
Digite o nome da empresa, endereço, número de telefone, número de fax e endereço de e-mail no canto superior esquerdo do documento. Se você tiver um logotipo, importe-o e posicione-o à esquerda do nome e endereço da sua empresa. Na linha inferior abaixo de suas informações de endereço, inclua seu número de imposto sobre vendas no varejo, para que você possa ter qualidade para a isenção de impostos sobre vendas para determinados tipos de suprimentos comerciais.
Crie um espaço para o número do pedido, digitando "Pedido de compra **** ____ "na parte superior central do documento. Quando você usa seu pedido para comprar mercadorias, atribua um número neste espaço, para que fique parecido com" Pedido de Compra 00012. Se você trabalha em Quickbook ou Peach Tree, o software irá atribuir automaticamente um número consecutivo.
Crie uma seção 'Data de vencimento' no canto superior direito do documento. Defina a fonte dessas informações para 20 ou 22 pontos, para que o fornecedor saiba quando você precisará da entrega.
Crie colunas individuais para cada detalhe do produto que você deseja comprar. Colunas comuns incluem data, quantidade, descrição do item e preço do produto. Alguns fornecedores, no entanto, exigem informações adicionais, como número de UPC ou número de catálogo. Crie três colunas 'miscelâneas' para acomodar identificadores exclusivos de produto.
Crie um espaço total, de impostos e de subtotal abaixo das colunas que totalizam a compra inteira.
Crie uma seção "Instruções de entrega" na parte inferior da página que deve incluir espaço para um endereço de entrega (se diferente do endereço da empresa) e instruções especiais de onde o driver de entrega deve levar os produtos.
Crie uma linha de assinatura para a assinatura do assinante autorizado. Você pode fazer com que a pessoa assine cada pedido de compra, mas muitos dos programas de processamento de texto permitirão que você importe uma assinatura gráfica e a coloque no documento.
Na parte inferior do formulário, especifique os termos da compra, como aceitação de entrega, mercadorias danificadas, requisitos de fatura e condições de pagamento.
