Embora o funcionário possa estar ansioso para receber seu contracheque rapidamente, o departamento de folha de pagamento precisa equilibrar a ansiedade do funcionário com a necessidade da empresa de garantir que a reemissão seja tratada adequadamente. Você precisa ter empatia com o funcionário e, ao mesmo tempo, garantir que o cheque original não tenha sido descontado.
Procure os detalhes do cheque perdido em seu sistema de folha de pagamento. Além do nome do beneficiário, você precisa saber a data, o número e o valor do cheque.
Entre em contato com seu banco para verificar se o cheque não foi descontado.
Solicite que seu banco emita um pagamento final no cheque. As solicitações de pagamento com parada normalmente não são efetivadas até 24 horas após serem feitas, mas as regras podem variar de acordo com a instituição financeira. Portanto, é uma boa política esperar pelo menos 24 horas antes de substituir a verificação para garantir que o pagamento final seja bem-sucedido.
Aguarde 24 horas e verifique se o pagamento final foi bem-sucedido. Se foi bem sucedido, continue para o próximo passo.
Emita uma verificação de substituição ao empregado. Você precisa concluir esse processo por meio do sistema de folha de pagamento para que a verificação de substituição seja registrada e incluída no formulário W-2 do funcionário. O cheque de substituição precisa ter os mesmos ganhos, impostos, deduções e pagamento líquido que o cheque original. Se você não puder criar a verificação de substituição diretamente no seu sistema de folha de pagamento, insira os detalhes da verificação no sistema.
Obtenha as assinaturas necessárias na verificação de substituição. Certifique-se de incluir a documentação de apoio para a pessoa que assina o cheque para revisar.
Anular o cheque original em seu sistema de folha de pagamento. Essa etapa é essencial para garantir que os salários e impostos não sejam contados duas vezes no Formulário W-2 do funcionário, Declaração de salários e impostos anuais e para remover o cheque da sua lista de verificação pendente.
Entregue o cheque de substituição ao empregado.
Dicas
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Exigir que o funcionário assine uma declaração declarando que seu cheque de pagamento está perdido e concordando que, se ela encontrar o cheque, ela não tentará descontá-lo. Se você tem a capacidade de oferecer aos seus funcionários um depósito direto ou cartões de débito consignados, incentive a participação deles como uma forma de reduzir o número de problemas com cheques perdidos com os quais você precisa lidar. Entre em contato com seu banco para determinar a política deles para os pagamentos parados. Se o pagamento final não foi bem sucedido, notifique o funcionário e solicite uma cópia do cheque cancelado para determinar quem o descontou. O que você faz a seguir dependerá dos fatos e circunstâncias em torno de como o cheque foi descontado.
Aviso
Alguns serviços de desconto de cheques descontarão um cheque que tenha um pagamento de parada colocado nele. Dependendo da lei estadual, você ainda pode ser responsabilizado pelo pagamento desse cheque ao serviço de desconto de cheques.
