As empresas têm ativos que perdem valor ao longo do tempo e podem precisar ser eliminados. Um exemplo são carros antigos que podem ser um dreno na empresa por causa de reparos freqüentes. Uma carta de descarte de ativos fornece a colocação final ou o abandono de resíduos, excesso ou sucata usando o processo adequado e sob a devida autoridade. A eliminação pode ser conseguida através do abandono, destruição, internamento, incineração, doação ou venda. Os ativos devem ser descartados de acordo com a política de descarte de ativos.
Determinar os procedimentos para descarte de ativos no estado em que sua empresa está localizada; em seguida, indique-os na carta de descarte de ativos. Preencha um formulário de solicitação de baixa de ativos, que geralmente pode ser obtido no departamento de compras da empresa. Se a venda dos ativos for o método de alienação, solicite que os compradores interessados apresentem manifestações de interesse. Indique os ativos específicos a serem alienados e dê seu valor atual.
Indicar o local onde os interessados em comprar os ativos devem ir para visualizá-los. Indique a hora em que a visualização será realizada e o procedimento a ser usado para realizar a venda. Declare se o comprador deve fazer um pagamento no dia da venda e se há taxas a serem cobradas por participar do leilão.
Inclua na carta de descarte de ativos as opções de oferta caso você descarte os ativos usando o "sistema de propostas". (A diferença entre "vender" e "licitar" é que a venda envolve a venda dos ativos a um preço fixo, enquanto a licitação envolve compradores definindo os preços que estão dispostos a pagar. No sistema de licitação, os ativos são vendidos ao maior licitante..)
Uma das opções é que os ativos sejam vendidos internamente, isto é, para membros - como funcionários ou acionistas - da empresa. Indique se haverá licitação externa, o que significa que pessoas de fora poderão se candidatar. A carta de descarte de ativos deve estipular claramente essas opções e indicar o método - jornais ou on-line, por exemplo - de anunciar a proposta.
Indique na carta de descarte de ativos se há um preço mínimo de oferta e o que acontecerá se esse mínimo não for atendido. Indique se a eliminação será interrompida ou se serão considerados outros métodos de eliminação.
Indique na carta de alienação de ativos se os trade-ins serão permitidos. É aqui que os ativos são negociados e aplicados à compra de novos itens. Se esse for o caso, especifique que um formulário de solicitação de baixa de ativos seja arquivado e encaminhado ao departamento da empresa responsável pelo gerenciamento dos ativos. Algumas empresas, no entanto, contratam empresas de serviços financeiros, como bancos de investimento, para administrar seus ativos. Nesses casos, os formulários de solicitação de baixa de ativos são encaminhados para as empresas de serviços financeiros relevantes.
Indique se os ativos serão descartados através de doações a pessoas necessitadas ou se serão destruídas. Indique o processo a ser seguido para determinar a quem os ativos serão doados. Se o descarte for por destruição, indique como isso será feito e quais leis relevantes devem ser cumpridas.
