Quando as empresas começaram a usar computadores em grande número, os especialistas anunciaram a chegada da "sociedade sem papel". A revolução dos computadores ainda tem um caminho a percorrer para cumprir essa promessa específica. No entanto, os processos tradicionalmente baseados em papel - tanto empresariais como pessoais - continuam a migrar para formas mais informatizadas e por algumas razões muito boas.
Documentos
O computador trouxe grande facilidade e flexibilidade para a criação e edição de documentos. Em contraste com uma máquina de escrever, os programas de processamento de texto computadorizado oferecem uma escolha quase ilimitada de estilos, tipos de letra e formatos para documentos. Os erros de digitação podem ser facilmente corrigidos na tela sem a necessidade de correção de fluido ou fita corretiva. Blocos inteiros de texto podem ser facilmente copiados de um documento para outro sem a necessidade de qualquer nova digitação. Fotos e outros gráficos podem ser incluídos no documento com muito pouco esforço.
Compartilhando
Compartilhar documentos com um sistema informatizado é simples. Não há necessidade de fazer cópias físicas do documento e enviá-las por correio ou fax para os destinatários. Um documento em arquivo em um sistema computadorizado pode ser compartilhado com qualquer outra pessoa que tenha acesso a esse sistema simplesmente fazendo com que ele exiba o documento em sua própria tela de computador. Os documentos podem ser compartilhados fora da empresa simplesmente anexando o documento a um email enviado ao destinatário.
Arquivamento
O objetivo do arquivamento não é apenas armazenar documentos, mas também torná-los facilmente acessíveis. O computador se destaca nisso de uma forma que o simples arquivo nunca conseguiria. Documentos arquivados em um sistema informatizado são automaticamente indexados pelo sistema de controle de arquivos do computador. Esses índices são automaticamente atualizados e mantidos pelo sistema, não importa com que freqüência o documento possa ser movido ou editado. Os documentos podem até ser localizados fazendo com que o computador pesquise um grande número de documentos para palavras ou frases específicas. Além disso, os sistemas informatizados de arquivamento podem armazenar um grande número de documentos em uma pequena fração do espaço exigido pelos arquivos físicos.
Funcionalidade
Longe de ser simplesmente uma representação eletrônica de um documento em papel estático, um documento eletrônico pode se tornar uma entidade verdadeiramente interativa. Uma versão eletrônica de um formulário de preenchimento, por exemplo, pode permitir a entrada de dados diretamente no documento com verificação e verificação de erros em tempo real. Cálculos e funcionalidades podem ser construídos diretamente no documento. Por exemplo, um cliente existente pode ser listado em um documento eletrônico fazendo com que o documento use o arquivo de banco de dados do cliente do computador para permitir que o usuário simplesmente selecione o nome do cliente em uma lista de todos os clientes no arquivo. A lógica incorporada no documento transferirá automaticamente as informações do cliente para o documento, incluindo endereços, números de contabilidade do cliente ou qualquer outro dado desejado.
Segurança
A segurança física dos arquivos de uma empresa é de extrema importância. Os arquivos devem ser protegidos contra danos físicos ou destruição. O acesso a arquivos por pessoal não autorizado também deve ser evitado. Um sistema de arquivamento informatizado simplifica essas tarefas. Cópias de arquivos computadorizados podem ser facilmente criadas e armazenadas em vários locais, tanto em várias plataformas de computadores dentro da rede quanto em mídia de dados removível para armazenamento físico fora do local. Os arquivos no sistema do computador também podem ser criptografados para torná-los ilegíveis por aqueles sem permissão autorizada para visualizar os arquivos.
