Manter o controle de todas as receitas e despesas da sua empresa pode parecer impressionante, mesmo quando você administra uma pequena empresa. Há cálculos para fazer, relatórios para preparar, contas a pagar e impostos para arquivar. A lista de finanças que precisa ser compilada mensal, trimestral e anual é muitas vezes infinita.
A boa notícia é que o software de contabilidade para pequenas empresas existe para ajudar a agilizar o processo. O software certo permite que você acompanhe todas as suas informações financeiras em um só lugar e acesse os relatórios em tempo real de que precisa para manter sua empresa funcionando sem problemas.
Por que eu preciso de um software de contabilidade para pequenas empresas?
O software de contabilidade para pequenas empresas permite que até mesmo os mais desafiados matematicamente mantenham registros financeiros precisos. Em vez de acompanhar manualmente as compras, os recebimentos e os lucros das planilhas em seu computador de mesa, você economiza tempo e mão de obra acompanhando tudo em um programa de contabilidade eletrônica.
Há muitos benefícios em usar o software de contabilidade de pequenas empresas que pode ajudar sua empresa a operar com mais eficiência. Alguns dos benefícios incluem o seguinte:
- Simplifica sua contabilidade. Com o software de contabilidade de pequenas empresas, você tem acesso a todas as suas informações financeiras em um só lugar. Você não precisa consultar vários departamentos para obter as informações de que precisa ou esperar até o final do mês para analisar suas finanças. Em vez disso, você pode fazer login no seu software de contabilidade a qualquer hora do dia ou da noite em qualquer dispositivo para ver se as faturas foram pagas, o estoque foi enviado, qual parte da sua empresa é lucrativa e onde você pode fazer algumas melhorias.
- Reduz erro humano. Não importa quão competentes sejam seus funcionários, sempre há espaço para erros humanos. O software de contabilidade para pequenas empresas ajuda a reduzir erros nos cálculos e relatórios, mantendo o controle das finanças eletronicamente. Quando processos como faturamento, cronometragem e cobrança de faturas são feitos através do software de contabilidade, isso aumenta ainda mais a precisão de suas finanças.
- Permite a colaboração da equipe. O software de contabilidade para pequenas empresas permite que mais de uma pessoa acesse as informações financeiras de sua empresa. Você pode querer que as pessoas que gerenciam folha de pagamento, marketing, estoque e vendas tenham acesso às informações financeiras em tempo real de sua empresa para que possam desempenhar melhor suas funções. Com um software de contabilidade baseado na nuvem ou carregado no computador de cada pessoa, os funcionários de toda a empresa podem fazer login e obter as informações necessárias.
- Fornece insights. Com o apertar de um botão, o software de contabilidade de pequenas empresas pode lhe dar insights imediatos sobre sua empresa. Com base neles, você pode adaptar melhor seus gastos, esforços de vendas, estoque e equipe para tornar sua empresa mais lucrativa.
- Mantém as informações seguras. O software de contabilidade de hoje é seguro, garantindo que as informações da sua empresa permaneçam dentro da empresa. A maioria dos softwares criptografa as informações para que elas só possam ser acessadas pela sua empresa. Muitos fornecem logins individuais para cada funcionário, de modo que apenas algumas pessoas possam ver determinados aspectos de suas informações financeiras. Por exemplo, você pode conceder ao seu gerente de recursos humanos acesso a folhas de ponto e folha de pagamento, e não a todas as outras informações financeiras da sua empresa. Se você aceitar pagamentos diretamente em seu software de contabilidade, eles também serão criptografados.
- Gera relatórios instantâneos. A maioria dos softwares de contabilidade para pequenas empresas permite que você personalize os relatórios de que precisa e tenha acesso instantâneo a eles sempre que desejar. Você pode extrair instantaneamente relatórios como a demonstração de lucros e perdas, o resumo dos impostos sobre vendas, o histórico de faturas, os pagamentos coletados e os relatórios de despesas. Isso ajuda a reduzir o tempo que seus funcionários podem gastar reunindo esse tipo de informação. Você pode até mesmo gerar automaticamente relatórios que mostram dados de uma maneira que faça sentido para você, como gráficos de pizza ou gráficos.
- Fornece relatórios específicos do setor. Se você escolher um software de contabilidade para pequenas empresas específico do seu setor, evita a personalização que pode aumentar o preço do software. Você também obtém acesso a relatórios que são mais valiosos para sua empresa. Por exemplo, se você é um prestador de serviços de saúde, pode precisar de uma funcionalidade que permita cobrar as empresas de seguro. Se você encontrar um software específico para o setor de assistência médica, essa funcionalidade provavelmente será incluída ou um complemento bastante acessível. Para software que é para indústrias genéricas, criar essa funcionalidade para sua empresa pode elevar o preço do software.
- Mantém você atualizado sobre as práticas recomendadas. Um programa de software de contabilidade de pequenas empresas pode manter seu negócio atualizado sobre as melhores práticas contábeis. Com atualizações automáticas de software e tutoriais sobre novos recursos, você pode ficar por dentro das práticas mais recentes de relatórios e impostos sem depender de seu contador.
O tipo certo de software para contas de pequenas empresas significa menos dores de cabeça para você e mais tempo para que toda a sua equipe concentre suas energias em outro lugar. Então, como você escolhe o software certo para sua empresa?
Qual software de contabilidade é melhor para uma pequena empresa?
Decidir obter software de contabilidade para pequenas empresas para a sua empresa é muitas vezes a parte mais fácil do processo. A parte mais difícil é decidir qual software específico usar.
Há uma variedade de opções no mercado, a maioria das quais pode ser personalizada para o seu negócio e necessidades específicas. Antes de iniciar o processo de determinação de qual software de contabilidade para pequenas empresas fazer o download ou a inscrição, verifique se você sabe quais recursos deseja. Aproveite o tempo para pesquisar suas opções e os recursos que cada um oferece.
Crie uma lista dos recursos que você quer e outra lista daqueles que você gostaria de ter, mas poderia fazer sem. Estes podem incluir:
- Gestão de inventário.
- Bancário
- Folha de pagamento e rastreamento de quadro de horários.
- Facturação
- Contas recebíveis.
- Horas faturáveis.
- Comissões de venda.
- Faturamento automático.
- Múltiplos usuários
Depois de saber o que você quer, comece a precificar suas opções. Decida se você deseja que o software de contabilidade para pequenas empresas faça o download em seu computador ou se prefere ter acesso a um programa baseado na nuvem que pode ser acessado em qualquer dispositivo. Existe uma ampla gama de preços com base no programa que você escolhe, nos recursos que você deseja e na personalização que precisa ser feita. Tenha um orçamento em mente antes de tomar uma decisão final, tendo em mente que o custo aumenta à medida que você opta por mais personalização.
Além disso, considere qual software de contabilidade para pequenas empresas é mais intuitivo para você usar. Embora muitos produtos tenham recursos semelhantes, o painel real e a implementação do produto podem variar. Você deve selecionar um que você se sinta confortável usando, por isso, certifique-se de ver uma demonstração dos produtos em que está interessado. Dessa forma, você pode ter uma ideia de como usar o produto e se é fácil navegar. A última coisa que você quer fazer é investir um monte de dinheiro em um download de software de contabilidade de pequenas empresas que é muito frustrante para você usar.
Além de experimentar o programa, obtenha uma lista de referências que usam o software em que você está interessado. Se possível, encontre alguém que esteja em um setor semelhante ao seu, pois é provável que ele use o software da mesma forma que você poderia. Faça perguntas sobre o processo de implementação, como os recursos personalizados funcionam e qual a capacidade de resposta da equipe de atendimento ao cliente. As respostas que você recebe podem ajudá-lo a tomar a melhor decisão para sua empresa.
Se você tiver um, também verifique com seu departamento de TI antes de tomar uma decisão. Você pode ter limitações de armazenamento ou largura de banda que tornem certos programas inviáveis na sua empresa. Os aspectos técnicos são melhores para aqueles com um bom entendimento de redes de computadores em sua empresa.
Existe algum software gratuito de contabilidade para pequenas empresas?
O software de contabilidade certo para pequenas empresas pode ser um investimento. Se você não está completamente pronto para fazer um compromisso financeiro, você pode encontrar software de contabilidade on-line para pequenas empresas gratuitamente.
O software de contabilidade para pequenas empresas que é gratuito normalmente permite apenas funções básicas de contabilidade, como pagar contas e faturar clientes. Alguns softwares de contabilidade para pequenas empresas que são gratuitos limitam outros recursos, como o número de usuários permitidos, o número de contas bancárias que podem ser vinculadas e a funcionalidade limitada de relatórios.
Existe algum software de contabilidade livre no mercado que tem recursos mais compactos, mas pode estar faltando em outras áreas. Por exemplo, o software pode permitir que você crie demonstrações financeiras necessárias, mas não fornece suporte ao cliente necessário. Se você não for muito tecnologicamente experiente, a falta de suporte ao cliente pode fazer com que o software gratuito não valha a pena.
Se você está procurando por algo muito básico que faça você entrar no ritmo do uso de software de contabilidade, o software de contabilidade para pequenas empresas que é gratuito pode ser um bom programa de contabilidade para você. Muitos permitem que você atualize para mais recursos pagos à medida que você se torna mais confortável usando o software. Esteja ciente de que você não poderá acessar muitos desses recursos se estiver usando apenas a versão gratuita do software.
Se você optar pela rota gratuita, certifique-se de selecionar um produto que tenha algum reconhecimento de nome. Leia opiniões de outros usuários e obtenha recomendações quando possível. Como você insere informações confidenciais e importantes da empresa, não deseja usar apenas o download de qualquer software de contabilidade para pequenas empresas que encontrar on-line.
Preciso de um contador também?
Você pode estar se perguntando se você ainda precisa de um contador se você acompanhar todas as suas finanças eletronicamente. Geralmente, a resposta é sim. É aconselhável que um contador profissional certificado revise suas informações para garantir que tudo esteja sendo acompanhado corretamente e que você não tenha esquecido nada que seja vital em termos de impostos. Um contador também irá mantê-lo atualizado sobre as últimas disposições fiscais e requisitos para que você verifique se você está sempre em conformidade.
Um dos recursos encontrados na maioria dos softwares de contabilidade para pequenas empresas é a capacidade de fornecer ao seu contador acesso ao software. Normalmente, você pode convidar seu contador para sua conta para que ele possa ver todas as informações necessárias para manter seus dados financeiros atualizados. Seu contador terá funcionalidades limitadas para que não possam fazer alterações sem sua permissão.
Se você já tem um contador, você pode querer perguntar o que ela recomenda para o software de contabilidade para pequenas empresas. Dado seu conhecimento de sua empresa, ela pode ter algumas recomendações específicas para o que funcionaria melhor para você. Ela também pode ter algumas preferências para qual software se integra melhor com o que ela usa em seu final.
Encontrar o software certo de contabilidade para pequenas empresas para o seu negócio irá melhor prepará-lo para o sucesso financeiro a longo prazo. Certifique-se de fazer a base adequada e pesquisa para escolher um produto que é certo para o seu nível de experiência, empresa e indústria. É um investimento no futuro da sua empresa que você deseje fazer certo da primeira vez.
