Quando você administra uma empresa, é importante ter uma compreensão clara do balanço da sua empresa. Seguro pré-pago, por exemplo, será listado em Ativos. Representa os prêmios de seguro que foram pagos antecipadamente. Como o custo da cobertura é distribuído ao longo de vários anos, isso pode criar confusão. Por esse motivo, muitos contadores usam planilhas para controlar esses números e evitar erros no balanço de despesas pré-pagas.
O que é seguro pré-pago?
Algumas empresas optam por pagar antecipadamente prêmios de seguro, como no ano seguinte. Os donos de empresas geralmente escolhem essa opção porque ela permite economizar. O mesmo vale para a maioria das despesas pagas antecipadamente, como aluguel. Por exemplo, se você pagar antecipadamente o aluguel do seu escritório, poderá receber um desconto ou qualificar-se para deduções de negócios adicionais.
Quando o seguro é pré-pago, o valor geralmente é registrado no balanço patrimonial da empresa. Nesse caso, seu contador criará um lançamento diário de aluguel pré-pago que inclui:
- Conta de aluguel pré-pago (como débito)
- Dinheiro (como crédito)
Inicialmente, o aluguel ou seguro pré-pago será registrado como um ativo. À medida que expira, será registrado como uma despesa.
Como funciona o pagamento antecipado
O seguro pré-pago é registrado como ativo circulante, uma vez que não será consumido até um período futuro. Se você pagou com vários anos de antecedência, é considerado um ativo de longo prazo. Como a cobertura é "consumida" a cada mês ou a cada período contábil, ela será gradualmente transferida para o lançamento contábil manual de despesas pré-pagas. Basicamente, ele não será mais considerado um ativo, mas uma despesa.
A maioria dos contadores prefere não registrar pequenos gastos no balanço de despesas pagas antecipadamente, uma vez que são difíceis de rastrear ao longo do tempo. Em vez disso, eles cobram os saldos restantes quando atingem um determinado nível mínimo ou no final de cada período contábil.
Gravando em um Balanço
Como as despesas antecipadas ainda não são incorridas, elas são registradas como ativos. Seu contador criará uma entrada de ajuste para essas despesas para movê-las da seção Ativos para Despesas. Seguro pré-pago e aluguel pré-pago, por exemplo, se enquadram nessa categoria.
Você também pode pagar antecipadamente por eletricidade ou material de escritório e registrá-los como ativos. Ao utilizar esses serviços, você deve transferi-los para o balanço de despesas pré-pago. As demonstrações financeiras da sua empresa não serão afetadas pelo lançamento inicial no diário das despesas pagas antecipadamente.
Exemplo de seguro pré-pago
Os Widgets de Wilson empregam 10 pessoas. Sua companhia de seguros lhes dá um desconto para pré-pagar seus prêmios. Pague cedo e o custo é de US $ 1.000 / ano. Isso economiza US $ 300 por funcionário por ano, então Wilson paga a conta de US $ 10.000 por ano fiscal. No início do ano, Wilson registra US $ 10.000 como ativo circulante. A cada mês, ele transfere US $ 834, ou 1/12 do total, para o lançamento contábil manual de despesas pré-pagas e remove o mesmo valor da coluna de ativos atual.
