Projetos de construção exigem arquivamento especial porque a documentação de cada projeto se torna parte do registro público. Além disso, os arquivos do projeto devem, ocasionalmente, ser transportados para reuniões externas e devem ser armazenados para que não sejam perdidos acidentalmente. As empresas de construção geralmente trabalham com um sistema de encadernação, bem como com um sistema de arquivamento de gavetas onde as plantas são mantidas. Um único projeto pode exigir uma série de fichários que possam ser rotulados de acordo com sua finalidade, como "contábil" ou "legal".
Itens que você precisará
-
3-inch-wide de três argolas
-
Perfurador de três furos
-
Divisores de separador de índice para classificadores de três anéis
-
Armário de arquivo Blueprint
-
Tiras de grampos
Inicie o sistema de arquivamento assim que o primeiro documento for gerado para o projeto. Os documentos iniciais incluem um prospecto ou uma avaliação do site. Abra o fichário. Pressione as duas guias de metal simultaneamente nas extremidades opostas do aparato de metal no meio do encadernador. Os anéis devem se abrir com alguma resistência. Defina a margem esquerda do documento na boca do furador da mesma forma que ficaria se você o lesse. Pressione a alavanca com o calcanhar da sua mão. O documento deve ter três furos espaçados uniformemente em uma linha reta na margem esquerda.
Crie rótulos para divisores de guias de índice. Os separadores da divisória Índice separam cada gênero de documento. Adesivos de etiqueta de guia geralmente vêm com conjuntos de guias de índice empacotados. Caso contrário, a maioria das etiquetas Avery possui um modelo correspondente pré-carregado no Microsoft Word para facilitar a impressão de etiquetas. Abra o Word para um documento em branco. Clique em "Ferramentas" na barra de ferramentas superior. Clique em "Cartas e correspondências" e "Envelopes e etiquetas". Clique na guia "Marcadores". Clique no ícone do rótulo no canto inferior direito da caixa de diálogo. Selecione um número de modelo da Avery (localizado na parte inferior ou superior da folha de etiquetas) no menu suspenso. Clique OK." Indique que você deseja imprimir uma página de etiquetas, destacando o dial radial apropriado. Clique em "Novo documento".
Insira os nomes das etiquetas em cada seção da etiqueta no modelo. Um rótulo deve ser nomeado para indicar quais documentos estão em cada seção. Rótulos de construção comuns incluem "Aquisição de site", "Planejamento", "Licitação de pré-qualificação", "Licitação", "Construção", "Inspeção", "Contratos", "Garantia", "Contabilidade" e "Jurídico". Coloque a folha de etiquetas na impressora antes de imprimir. Remova os rótulos um por um e anexe à seção da guia do divisor de índice. Os divisores podem já estar perfurados.
Coloque documentos no fichário sob a guia relevante. Por exemplo, avaliações, pesquisas, testes de solo, aprovações de sites, documentos de domínio eminentes e informações de custódia serão incluídos na guia "Aquisição de sites". À medida que o encadernador se enche, adicione mais fichários e mova as seções de acordo com a necessidade. Contabilidade e legal exigirão seus próprios fichários conforme o andamento do projeto.
Arquive modelos em um arquivo do modelo do plano-gaveta. Sistemas alternativos de arquivamento de blueprint incluem um gabinete de empilhamento de rolos empilháveis ou um suporte de rolamento com ganchos de pivô. O arquivo plano é o mais eficiente. Agrafar várias plantas junto com o uso de tiras de grampos, que protegem a integridade da planta do grampo.
