Software de contabilidade tem sido acessível e bastante popular nos dias de hoje. Muitas vezes, mais de uma pessoa precisa acessar o sistema ao mesmo tempo; assim, licenças multiusuário para programas se tornaram lugar comum. Uma empresa pode comprar licenças para uma pessoa ou 20, dependendo de suas necessidades.
Número de usuários
Muitos departamentos de contabilidade têm mais de uma pessoa trabalhando no programa ao mesmo tempo. Por exemplo, não faz sentido alguém esperar até que outra pessoa pague as contas para poder fazer depósitos. Em empresas muito pequenas, isso pode funcionar, mas em empresas maiores com mais de uma pessoa no departamento de contabilidade, essa configuração não funciona e o software multiusuário é necessário.
Rede
Uma rede de computadores é necessária se um programa for usado por mais de uma pessoa. A rede possibilita o compartilhamento de software e recursos com um servidor central, onde a maioria dos programas está localizada e é acessada por usuários individuais. É uma boa ideia ter uma rede em funcionamento antes de obter o software. Se você tiver apenas um usuário, não há necessidade de uma rede.
Limitações
Nem todo software pode ser multiusuário e há limitações em quantos usuários um programa pode acomodar. Por exemplo, com o Quickbooks, você pode ter até 20 pessoas acessando o programa ao mesmo tempo. O software não pode lidar com mais do que isso. Outros softwares têm seus próprios limites, então pesquise o produto antes de comprá-lo. Geralmente, todo software de contabilidade é bom para um usuário, mas à medida que os usuários aumentam, pode haver problemas.
Benefícios
Há benefícios para situações de usuário único e de vários usuários ao lidar com softwares de contabilidade. A decisão de obter uma licença de usuário único versus uma licença de vários usuários está relacionada às necessidades de uma empresa. Um não é melhor que o outro, eles apenas se encaixam em necessidades diferentes. Em muitos casos, uma empresa pode começar com uma única licença e depois expandi-la, conforme necessário. Alguns softwares de contabilidade podem ser utilizados principalmente por uma pessoa, e comprar mais de um usuário não faz sentido. Tudo depende das necessidades do negócio.
Considerações
Embora a instalação de um único software de usuário possa ser simples, a instalação de um software multiusuário não é. Geralmente, as pessoas de TI precisam estar envolvidas na instalação, bem como na manutenção de um ambiente multiusuário.
Faça backup dos arquivos contábeis se você estiver em uma situação de usuário único ou software multiusuário. Tenha um plano se a rede ou um computador ficar inoperante.
