Seja você uma equipe de uma pessoa ou uma empresa completa, ter procedimentos e diretrizes de escritório é uma ótima maneira de estabelecer algumas regras básicas para sua empresa. Isso não só ajuda você com as tarefas do dia a dia, mas também pode ajudar seus novos contratados quando eles começarem e seus funcionários estabelecidos quando eles precisarem verificar assuntos administrativos.
Estabelecendo Diretrizes e Tornando-as Acessíveis
Criar um manual para o escritório do século XXI é um ótimo lugar para começar. O manual do escritório deve incluir processos e procedimentos para aspectos importantes do seu negócio e deve mencionar quaisquer pontos notáveis das leis trabalhistas federais, estaduais e locais. Incluir informações sobre políticas de licença, políticas não discriminatórias e remuneração dos trabalhadores.
É também aqui que você pode incluir a missão, a visão e os valores fundamentais da sua empresa. Isso ajuda a todos na empresa a permanecer no caminho certo e trabalhar em direção ao mesmo objetivo. Pode incluir diretrizes para o comportamento do funcionário, código de vestimenta, fumo, horário comercial, pagamento, promoções e benefícios. Torne seu manual acessível a todos os funcionários, oferecendo-o on-line e impresso. Dê uma cópia a todos os funcionários e peça-lhes que assinem uma carta de confirmação dizendo que leram as diretrizes e as entenderam.
Tomando nota da tecnologia no escritório do século 21
Em um escritório do século 21, é importante integrar a tecnologia às suas diretrizes. Independentemente do setor em que você trabalha, a tecnologia desempenha um papel importante nos procedimentos do escritório. Muitas coisas são feitas em computadores e smartphones. Decida se sua empresa permite o uso de tecnologia de escritório por motivos pessoais e quais são suas medidas de segurança. Os funcionários podem usar seus telefones enquanto trabalham? Ao estabelecer essas regras, você poderá esclarecer quaisquer divergências antes que elas aconteçam.
Criando diretrizes para cada papel ou departamento
Dependendo do seu negócio, você pode optar por estabelecer procedimentos para cada departamento ou cada função na empresa. Por exemplo, se você tem um departamento de manufatura, seus procedimentos serão, sem dúvida, diferentes de seu departamento de vendas e de seu departamento de marketing. Ao escrever os procedimentos do dia-a-dia para cada área da sua empresa, você ajudará a incorporar novos funcionários mais rapidamente e poderá orientar a equipe experiente quando eles esquecerem como executar determinada tarefa. Ter um local de referência também ajuda você a acompanhar tudo em seu negócio. Alguns escritórios que têm vários níveis de equipe podem optar por incluir um organograma para que todos estejam cientes de qual é o papel deles dentro do quadro geral da empresa.
Mantendo as linhas de comunicação abertas
Suas diretrizes podem ser atualizadas sempre que um novo elemento importante precisar ser incluído. Eles não precisam ser gravados em pedra. Certifique-se de que você está se comunicando com sua equipe regularmente quando adicionar algo aos procedimentos do escritório ou ao manual do seu escritório. Além disso, todas as práticas do seu escritório devem ser facilmente acessíveis. Certifique-se de que sua equipe saiba onde eles podem pedir ajuda se tiverem alguma dúvida sobre tempo de férias, uso de telefone celular, remuneração de funcionários ou qualquer outra prática moderna de escritório.
