As políticas e procedimentos da empresa apresentam diretrizes para funcionários e gerência. Sempre que surgem dúvidas sobre conduta ou operações, existe uma política para direcionar comportamentos e resolver questões éticas. Os procedimentos da empresa bem escritos ajudarão o departamento de recursos humanos em suas tarefas diárias; entender as políticas e saber onde procurar ajuda ou informações adicionais é fundamental para a conformidade dos funcionários.
Noções básicas
As políticas da empresa descrevem comportamentos aceitáveis e as expectativas dos funcionários, enquanto os procedimentos descrevem e definem os fluxos de processos e os objetivos da empresa. Ambas as políticas e procedimentos, no entanto, devem ser criados dentro do escopo dos objetivos da organização; os manuais de políticas e procedimentos são, portanto, redigidos com o objetivo final de ajudar os funcionários a ajudar a missão geral da empresa. Os executivos de recursos humanos podem trabalhar com gerentes de outros departamentos para elaborar políticas e procedimentos que, em última análise, fortalecerão a empresa.
Significado
Ao detalhar o que se espera dos funcionários, as políticas da empresa fornecem uma estrutura por meio da qual os funcionários podem se sobressair. Por outro lado, o manual de políticas também descreve as etapas que serão tomadas se um funcionário quebrar as regras da empresa. Isso proporciona à empresa uma proteção legal; quando os funcionários assinam os manuais de políticas da empresa, eles estão reconhecendo padrões de comportamento aceitos e que seu emprego contínuo depende das regras de conduta a seguir.
Da mesma forma, os procedimentos da empresa envolvem descrições de cargos, além de atividades e metas dos funcionários. Se você estiver escrevendo um manual de procedimentos, é útil pensar sobre o que a empresa deseja que os funcionários façam, bem como como e quando fazê-lo.
Função
Políticas e procedimentos da empresa não são algo para ser mantido em uma prateleira empoeirada. Na verdade, os manuais de políticas e procedimentos funcionam melhor quando estão ativos e atualizados regularmente. Afinal, as empresas estão em constante evolução para atender às necessidades de negócios em constante mudança. Portanto, os gerentes de recursos humanos precisam rever políticas e procedimentos como um esforço de equipe e, em uma base regular, talvez mensalmente. Quaisquer alterações processuais, uma vez autorizadas, seriam então distribuídas aos gerentes para revisão com seus respectivos departamentos. Além disso, é aconselhável manter cópias assinadas da revisão e aceitação das políticas da empresa anualmente.
Tipos
Os procedimentos da empresa descrevem como os funcionários concluirão as tarefas, incluindo descrições de cargo, responsabilidade de divisão e estrutura de relatórios organizacionais. Os procedimentos também podem incluir os resultados esperados e as metas individuais, estabelecendo padrões anuais para o desempenho dos funcionários e do departamento. Exemplos são as metas de vendas por pessoa ou as classificações de atendimento ao cliente para uma equipe de call center. Da mesma forma, as políticas gerais podem incluir padrões de comportamento dos funcionários, como códigos de vestimenta, expectativas de comparecimento, subsídios de férias e férias e política de assédio sexual.
Estratégias
As políticas e procedimentos gerais da empresa devem ser redigidos com dois objetivos em mente: serem claros e concisos e envolver uma seção transversal de insumos departamentais. Ninguém se beneficia de manuais de operações confusos e manuais de funcionários. Portanto, se você estiver redigindo políticas e procedimentos da empresa, a estrutura de frases breves e diretas, além de ilustrações, são as preferidas. Como exemplo, escrevendo "Toda sexta-feira, durante os meses de junho, julho e agosto, serão dias de roupas casuais", seguidas de uma lista de roupas aceitáveis, com detalhes claros para os funcionários e para a administração, o que é permitido. Escrever "durante o verão" ou não incluir uma lista de roupas aceitáveis deixaria a regra em aberto para interpretações pessoais que poderiam levar a problemas se um empregado aparecesse para o trabalho no início de setembro com cortes e camiseta.
Da mesma forma, somente envolvendo vários representantes departamentais é possível obter uma imagem real de quais políticas e procedimentos precisam ser delineados. Os manuais devem ser escritos somente após a entrada de todos os departamentos afetados, permitindo uma abordagem abrangente das diretrizes organizacionais. Essa medida inclusiva permitirá maior aceitação ou aceitação por parte dos gerentes de departamentos e levará a uma melhor comunicação e execução em toda a empresa do plano de negócios.
