Políticas são regras, princípios e diretrizes que a administração de uma organização adota para atingir suas metas de longo prazo, de acordo com o site businessdirectory.com. Eles moldam todas as decisões e atividades importantes. Procedimentos são as etapas que os funcionários conduzem nas operações do dia-a-dia para garantir que o que eles refletem e apóiem as políticas existentes. Quando seguidas fielmente, políticas e procedimentos bem escritos promovem eficiência, eficácia e consistência, ao mesmo tempo em que defendem a filosofia ou a "visão" da organização.
Orientação Top-Down
As políticas definem e fornecem orientações sobre como atingir as metas, estratégias e objetivos de uma empresa, de acordo com o AME Info, um site de informações comerciais do Oriente Médio. "Políticas identificam as atividades principais e fornecem uma estratégia geral para os tomadores de decisão sobre como lidar com os problemas à medida que eles surgem", acrescenta a AME. Políticas descrevem escolhas e comportamentos aceitáveis e inaceitáveis e estabelecem um contexto e limites para desenvolver procedimentos., uma política de não discriminar qualquer candidato a emprego com base em raça, sexo, idade ou país de origem ajuda o departamento de recursos humanos a desenvolver procedimentos para assegurar que todos os candidatos sejam tratados com igualdade.
Ferramenta de gerenciamento
Os procedimentos explicam os deveres do trabalho dos funcionários e indicam o escopo de suas responsabilidades. Essa orientação ajuda a impedir que os funcionários interfiram uns com os outros ou ultrapassem o próprio terreno, o que pode levar a erros e mal-entendidos. Eles também são conjuntos de instruções que os funcionários seguem para garantir que realizem tarefas específicas de forma completa e consistente. Seguir um conjunto bem documentado de procedimentos ajuda os funcionários a conhecer e realizar muitos ou todos os aspectos de seus trabalhos de forma independente, reduzindo a necessidade de os gerentes intervirem com frequência ou microgerenciar. Um exemplo de procedimentos seriam os passos que um funcionário toma para providenciar o reparo de uma máquina quebrada. Isso pode incluir: providenciar a avaliação de danos por especialistas, obter aprovação para a compra de peças e mão-de-obra necessárias, identificar um fornecedor adequado e coordenar o pagamento de produtos ou serviços prestados.
Consistência
Políticas e procedimentos estabelecidos garantem que a forma de fazer negócios da organização não se desvie ou se deteriore ao longo do tempo, mesmo se os principais líderes ou outros funcionários saírem. Eles são feitos sob medida para a organização e o trabalho, não para um funcionário específico. Ao segui-los, até mesmo o funcionário mais novo pode aprender rapidamente sobre como a organização opera e por quê, o que se espera de qualquer pessoa nessa posição e o que a tarefa envolve. Mas os gerentes devem revisar e atualizar políticas e procedimentos periodicamente para refletir mudanças organizacionais intencionais, afirma Gene Levine, consultor de gerenciamento de negócios, no site da Gene Levine Associates.
Prestação de contas
Ter políticas e procedimentos bem estabelecidos pode ajudar uma empresa a refutar alegações de violações legais ou regulatórias que funcionários ou clientes possam apresentar contra elas, assinala Levine. Eles fornecem provas de intenções, mas devem ser acompanhados por esforços genuínos para aderir às regras federais, estaduais e locais, é claro. Os gerentes que insistem e verificam a conformidade com leis e regulamentos em toda a organização podem ajudar a evitar ações de fiscalização pela Administração de Segurança e Saúde Ocupacional, pelo Departamento do Trabalho, pela Comissão de Oportunidades Igualitárias de Emprego, pela Receita Federal ou por departamentos locais de saúde, por exemplo. Isso também pode ajudar a evitar ações judiciais.
