Os procedimentos de escritório escritos ajudam os negócios a serem executados sem problemas e com mais eficiência. Os procedimentos básicos descrevem as práticas do front-office: os procedimentos, quem os executa e o que é feito. Escritórios têm diretrizes para gestão de pessoal, depósitos em dinheiro, correspondência de entrada e saída, correspondência e reembolsos.
Manuseando o Correio Diário (Recepcionista)
O e-mail recebido é aberto e o conteúdo é marcado com data. Os cheques são colocados no depósito "Para depositar". O correio é classificado pelo destinatário e colocado na caixa de correio da pessoa.
Ele prepara o depósito bancário e faz cópias dos cheques recebidos. Os anexos são grampeados nas cópias de verificação. Ele entrega os cheques e as cópias e anexos do recibo de depósito às contas a receber.
O correio de saída é postado e levado para os correios todas as noites.
Procedimentos de telefone
Atenda o telefone pelo terceiro toque. A saudação padrão é "Bom dia, Companhia ABC, John falando. Como posso ajudá-lo?" Responda "Apenas um momento" e coloque o chamador em espera.
Verifique o calendário do escritório para funcionários ausentes. Se estiver ausente, diga ao interlocutor e pergunte se alguém pode ajudar. Se a pessoa estiver, anuncie o chamador e encaminhe a chamada. Se a linha estiver ocupada, informe o chamador e ofereça correio de voz ou mensagem escrita.
As mensagens incluem o nome do chamador, hora e data, motivo da chamada e número de retorno. Coloque a mensagem no slot de correio do destinatário.
Gerenciando material de escritório (secretário)
Os suprimentos padrão são inventariados e solicitados mensalmente. O calendário do escritório é verificado para correspondência programada e qualquer material necessário. Ela prepara o formulário de pedido de escritório e o gerente do escritório o autoriza antes de ser colocado.
Para suprimentos fora do padrão, preencha o formulário de solicitação de suprimentos e envie para a secretária.
Mantendo o Calendário do Office (Secretária)
Ela é responsável pelo calendário do escritório. Ao agendar uma reunião, verifique o calendário em busca de conflitos e envie a solicitação para a secretária.
Correspondências mensais para clientes, marketing e promoção são inseridas no calendário do escritório. Os funcionários responsáveis por eles podem enviar as datas por e-mail para a secretária.
E-mail datas de viagem, ausências de funcionários e férias para a secretária.
Reembolsos de viagem, solicitações de cheques e cartões de crédito
Reembolsos de viagem são processados semanalmente. Use o formulário de viagem aprovado. Insira a data da despesa, o tipo de despesa e o motivo da despesa. Anexe recibos legíveis para as despesas. Nenhum valor é reembolsado sem um recibo.
Use o formulário de solicitação de verificação aprovado para verificações irregulares. Preencha as informações do beneficiário, a data necessária, o valor do cheque e as seções do motivo. Obtenha aprovação de um gerente ou do contador.
Cartões de crédito são processados mensalmente. Um recibo é necessário para cada compra. Digite seu nome, o motivo da despesa e outras informações de identificação no recibo. Quaisquer encargos sem recibos e encargos pessoais são deduzidos do salário do empregado.
Pagamentos e faturas do cliente
As encomendas dos clientes concluídas são entregues duas vezes por dia ao cliente pelo expedidor e faturadas até o final do dia útil.
Os depósitos diários recebidos por A / R são aplicados até o final do dia útil.
