Para gerenciar um consultório médico eficaz, seja uma clínica pequena ou uma clínica grande, devem ser desenvolvidos e implementados procedimentos abrangentes e claros que abordem as tarefas e responsabilidades necessárias. Os procedimentos do escritório devem destacar os deveres de vários funcionários, como descrever o que as recepcionistas devem fazer quando o escritório abre e fecha. Você deve entender como o consultório médico trabalha para adequar os procedimentos adequadamente.
Noções básicas
Os procedimentos do escritório devem transmitir como interagir com os clientes. Os tópicos relevantes incluem saudações padrão do cliente (por exemplo, pessoalmente e por telefone), a gestão de clientes insatisfeitos ou irritados, a confidencialidade do cliente (por exemplo, as regulamentações da HIPAA), bem como a configuração e a notificação de compromissos. Fortes habilidades de atendimento ao cliente são necessárias para a maioria dos funcionários do consultório médico. Assim, os procedimentos devem distinguir o serviço “bom” do “inadequado”. Procedimentos padrão no caso de uma emergência ou desastre natural, como um incêndio ou inundação, são necessários. Crie um manual separado para funcionários para discutir políticas sobre código de vestimenta, assiduidade, assédio sexual, folha de pagamento, férias e benefícios.
Registros
Um consultório médico de sucesso gerencia seus registros de pacientes com eficiência. Os procedimentos de backup devem ser obrigatórios para escritórios sem papel (por exemplo, com informações de pacientes armazenadas on-line ou em um programa de computador). O manual do front office precisa explicar como criar, atualizar e armazenar registros de clientes. O manual também deve incluir procedimentos sobre como tornar os registros inativos, como quando os pacientes se movimentam. Outro aspecto importante envolve calendários médicos. Por exemplo, agendando dois pacientes por hora, um médico pode ter de 20 a 30 minutos de tempo livre. Os procedimentos devem explicar como agendar um número apropriado de pacientes de hora em hora e diariamente. Os procedimentos também podem representar uma maneira padrão de designar salas de exame.
Faturamento
Os procedimentos do consultório médico devem detalhar como coletar o pagamento dos pacientes. Se um paciente usa seguro, os procedimentos devem explicar quais informações são necessárias para verificar o seguro e cobrar um co-pagamento, se necessário. Os procedimentos devem explicar se obter o pagamento antes ou depois da visita quando o paciente está pagando do próprio bolso. Além disso, descreva as etapas necessárias para obter o reembolso oportuno dos pedidos de seguro. Por exemplo, explique quem irá codificar ou identificar procedimentos médicos para registros de pacientes, bem como o faturamento. Os procedimentos devem especificar como lidar com contas vencidas, como aquelas que permanecem pendentes por 6 meses ou 1 ano.
