Uma empresa pode lidar com centenas ou milhares de arquivos a cada ano. A organização elimina aquela sensação estressante e estressante que você sente ao procurar por algo importante. O sistema de arquivamento correto pode ajudar sua empresa a operar de maneira mais suave e eficaz.
Itens que você precisará
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arquivos
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Arquivos pendurados
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Guias de etiqueta
Analise seus arquivos. É melhor classificá-los pelo sobrenome do cliente, por projeto ou cronologicamente? Escolha as características que você usará ao procurar um arquivo.
Etiquete seus arquivos claramente. Separe os arquivos menores em categorias na pasta suspensa. Por exemplo, "Julho de 2008" pode ter sua própria pasta suspensa rotulada e você pode inserir todos os contratos ou pastas daquele mês na pasta suspensa.
Separe os arquivos em diferentes arquivos. Ter um gabinete para arquivos administrativos, como pedidos de suprimentos, informações de folha de pagamento e currículos; outro gabinete para arquivos de clientes com contratos concluídos e informações de pagamento e projeto; e qualquer outro tipo que sua empresa precisa. Etiquete os armários claramente.
Teste seu sistema de arquivamento antes de apresentá-lo aos seus colegas de trabalho. Certifique-se de que você pode encontrar tudo facilmente e que a maneira como você organizou as coisas faz sentido. Se você organizou tudo cronologicamente, mas o teste mostra em ordem alfabética faz mais sentido, mude seu sistema.
Ligue para uma reunião curta e explique o sistema de arquivamento. Certifique-se de que todos entendam como o sistema funciona e a importância de seguir o sistema.
Decida quem fará o arquivamento. Você pode delegar a apresentação a uma pessoa ou permitir que cada funcionário faça sua própria apresentação. Os funcionários podem ter um arquivo em seus escritórios, mas você ainda precisa de um sistema de arquivamento central, idealmente com uma pessoa responsável.
Arquive documentos importantes diariamente. O preenchimento de rotina ajuda você a se manter organizado e impede que o arquivamento se torne uma tarefa maior do que precisa ser. Use bandejas de arquivamento em cada escritório e certifique-se de que as bandejas sejam esvaziadas no final de cada dia de trabalho.
Avalie o sistema de arquivamento a cada seis a 12 meses. Limpe o material desatualizado do seu sistema.
