A importância de ter um sistema de arquivamento de escritório bem organizado nunca é mais aparente do que quando um documento importante desaparece. Sistemas de arquivamento ineficientes podem resultar em desperdício de tempo, dinheiro e levar a uma má tomada de decisão se o documento em falta contiver uma informação integral e você deve tomar uma decisão sem ela. Uma maneira de criar um pedido a partir do caos é configurar um sistema de arquivamento numérico, no qual você atribui números a registros, como pedidos, itens de estoque e estimativas, e arquiva informações em ordem crescente ou do menor para o maior número.
Itens que você precisará
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Sistema de numeração
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Armário de arquivo
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Arquivar guias divisórios
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Separadores do divisor de arquivos
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Pastas de arquivos, cores sortidas
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Rótulos
Configurar categorias e sistema de numeração
Configurar categorias de arquivos e atribuir números de controle. Liste departamentos individuais dentro de sua organização separadamente. Atribua um número de controle principal para cada departamento. Por exemplo, uma pequena empresa pode optar por configurar categorias, como "Financeiro", "Vendas", "Compras", "Recursos Humanos" e "Equipamento". Atribua um número de controle para identificar cada categoria principal, como 100 para Financeiro; 200, vendas; 300, compras; 400, Recursos Humanos; e 500, equipamento.
Configure subcategorias de arquivos e atribua números de subcontrole para definir e identificar cada subcategoria. Por exemplo, para a categoria Vendas, você pode adicionar 10 para relatórios de vendas; 20, estimativas de vendas; e 30, recibos de vendas.
Configure um sistema de numeração dentro de cada subcategoria para identificar documentos individuais dentro da subcategoria. Este será o número que você imprime no próprio documento. Por exemplo, se você enviar um pedido para formulários de estimativa de vendas pré-impressos, você listaria o número do primeiro formulário como 200-20-01 ou 200 20 01, se preferir. Cada documento sucessivo será incrementado em um. Você imprimiria "200-20-02" no segundo formulário de estimativa de vendas, por exemplo.
Crie um índice mestre do seu plano de arquivamento. Isso servirá como um índice para o seu arquivo.
Configurar o gabinete
Estabeleça um sistema de codificação por cores para identificar as principais e subcategorias. Por exemplo, você pode estabelecer uma regra que use um rótulo divisor de arquivo azul para identificar as principais categorias. Pastas de arquivos coloridas poderiam então identificar subcategorias, como em pastas vermelhas para relatórios de vendas, pastas verdes para estimativas de vendas e pastas amarelas para recibos de vendas. Os rótulos nas pastas de arquivos identificarão seu conteúdo, como os rótulos que exibem 01-100, 101-200 e assim por diante.
Crie as divisórias principais do divisor de categoria e coloque-as no arquivo. Rotule e coloque as pastas de arquivo de subcategorias iniciais no arquivo e adicione conforme necessário.
Arquive documentos na ordem numérica apropriada.
Dicas
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Reserve algum tempo para identificar as necessidades do seu negócio e decidir sobre um sistema de numeração e categoria que faça sentido para o seu negócio.
Se você usar um sistema contábil computadorizado e imprimir seus próprios formulários, talvez seja necessário alterar o sistema de numeração para refletir os requisitos de arquivamento. Por exemplo, a numeração nos formulários de estimativa de vendas pode começar em 200-20-01 e ser incrementada em um para cada nova estimativa.
Forneça um local e um contêiner específicos para todos os documentos ainda não arquivados, no caso de você precisar de acesso a eles nesse ínterim.
A melhor maneira de garantir que você atenda aos requisitos de arquivamento é estabelecer um cronograma, como diário ou semanal.
