Todas as organizações exigem um bom gerenciamento de registros, desde o momento em que os registros são gerados até serem removidos do sistema. Sistemas de arquivamento inexistentes ou mal planejados levam à dificuldade de arquivar e recuperar registros ou à falta de eficiência no gerenciamento do fluxo de informações. Eles também podem configurar questões legais devido a registros perdidos ou manutenção de registros desleixada. Sistemas de arquivamento bem projetados empregam rótulos codificados alfabéticos, alfanuméricos ou numéricos, gerando gerenciamento eficiente de registros e produzindo organizações geridas de forma mais profissional.
Sistemas de arquivamento numérico explicados
Sistemas de arquivamento numérico atribuem números a cada arquivo ou registro contendo informações. A numeração pode ser extraída do próprio registro (ou seja, números de pedidos de compra), numerando arquivos em ordem de geração de registro (de 1 a 1.000), usando numeração secional em que os arquivos são numerados em seções - ou categorias - como 100, 200, 300 etc.., pertencem a subtítulos de assunto específicos ou usando decimais (semelhante ao Sistema Decimal de Dewey). Sistemas de arquivamento numérico freqüentemente incluem um índice de arquivo para auxiliar na recuperação de registros.
Organização e Manutenção de Ordem
A codificação numérica permite a transferência de seções inteiras de registros, mantendo o sequenciamento adequado. Os registros são arquivados consecutivamente, da direita para a esquerda e de cima para baixo. Os arquivos retos numéricos são organizados em ordem crescente e consecutiva - menor para o maior número. Os arquivos duplex numéricos possuem dois ou mais conjuntos de números, separados por traços, vírgulas ou espaços, e arquivados pelo conjunto de abertura, seguidos pelos números subsequentes. Sistemas de índices cronológicos numéricos indexam por ano, mês e dia.Sistemas numéricos com dígitos de terminal permitem agrupar arquivos nas prateleiras, organizando arquivos pelo último número (dois a quatro dígitos) como o elemento de arquivamento primário e arquivando registros consecutivamente pelo último número, número do meio e primeiro número. Os requisitos de espaço de prateleira são facilmente determinados pelo agrupamento de registros por seções numéricas - 10s, 100s, 1000s de registros por prateleira ou unidade de prateleiras. Além disso, a organização de registros é aumentada pela indexação de arquivos.
Precisão
Sistemas de arquivamento de alto volume - arquivos recuperados e re-arquivados freqüentemente - combinados com rótulos codificados por cores tornam a recuperação de arquivos e o re-arquivamento mais rápidos e eliminam a confusão onde o número cai em seqüência. Em sistemas de dígitos de terminal, por exemplo, o número final é codificado com uma cor, o número do meio obtém uma cor separada e o primeiro número obtém sua própria cor. Como o primeiro, meio e último número muda, o mesmo acontece com a cor. A cor atua como um indício visual para aumentar a velocidade e eficiência no arquivamento.
Velocidade de Arquivamento
Sistemas de arquivamento numérico combinados com codificação de cores aumentam a velocidade de arquivamento e recuperação de registros - mesmo quando recuperar um arquivo significa referir-se a um índice para identificar o número do arquivo - porque o atendente do arquivo tem uma percepção instantânea da localização do arquivo por grupo de arquivos. No caso de fusões de organizações, em que as organizações individuais têm diferentes sistemas de numeração, os códigos numéricos não precisam ser alterados. Adicionar arquivos à sala de arquivos é mais rápido porque arquivos numerados menores (6 dígitos) são arquivados à esquerda de arquivos numerados mais altos (7 dígitos).
Confidencialidade
Sistemas de arquivamento numérico identificam positivamente registros específicos, mantendo a confidencialidade, o que é especialmente importante em registros médicos, de clientes e funcionários, eliminando quaisquer marcadores de identidade pessoal. Os sistemas de arquivamento numérico obedecem prontamente às regras da HIPAA.
