Escrever cartas de rejeição de lance é uma parte comum, mas não apreciada, da administração de uma empresa. Uma carta de rejeição de proposta é escrita por uma empresa para informar a outra empresa que a oferta que a empresa fez não foi aceita. Ao escrever este tipo de carta, tenha em mente que sua mensagem deve ser cortês e direta. Ele deve explicar as razões pelas quais a proposta foi rejeitada e também deve indicar que futuras propostas desta empresa serão consideradas de bom grado.
Prepare o cabeçalho da carta. Inclua a data, o nome da empresa, o nome da pessoa de contato e o endereço da empresa cujo lance foi rejeitado.
Aborde a letra de forma adequada e respeitosa. A carta deve ser endereçada usando a palavra "Caro" e o nome do contato deve ser listado a seguir.
Comece a carta agradecendo a empresa pela oferta. Uma carta de rejeição de proposta deve ser educada e agradecer especificamente à empresa por oferecer a oferta. Também pode incluir a data e o trabalho para os quais o lance foi feito.Se aplicável, inclua uma frase declarando que você ficou impressionado com certos detalhes do lance e liste quais são esses.
Rejeite a oferta da empresa. Educadamente declare que a oferta que foi feita por esta empresa não foi aceita e que uma oferta de outra empresa foi aceita.
Ofereça razões para a rejeição. Depois de declarar que a oferta foi rejeitada, forneça à empresa uma razão ou duas sobre os detalhes do motivo pelo qual essa decisão foi tomada. Pode ser por causa de preços ou produtos de menor qualidade, ou porque esta empresa em particular não está bem estabelecida. Isso oferece uma oportunidade para a empresa de licitação conhecer o problema e ter a oportunidade de corrigi-lo em futuras decisões de negócios.
Incentive a empresa a fazer lances novamente no futuro. Feche a carta deixando a porta aberta para futuras oportunidades. Isso permite que a empresa de lances saiba que lances futuros são bem-vindos e que sempre há a possibilidade de um lance futuro ser considerado e possivelmente aceito.
Assine a carta. Use a palavra “Sinceramente” ao fechar a carta e assine seu nome. Coloque um cartão de visita com a carta, incentivando ainda mais a empresa de licitação a continuar a licitação em projetos futuros.
