Políticas e procedimentos de reclamações capacitam os funcionários garantindo que sua voz seja ouvida. Um processo formal melhora o moral dos funcionários, alivia os supervisores imediatos das disputas em andamento e ajuda a garantir que as divergências ou outros problemas sejam abordados de maneira rápida e ordenada.
Função
Políticas de reclamações são usadas por muitas organizações para fornecer um canal confiável e documentado de comunicação entre funcionários e gerência. Os procedimentos escritos ajudam a garantir uma resposta rápida, ordenada e justa à queixa ou reclamação de um funcionário. Os funcionários que se sentirem prejudicados por demissão, rebaixamento, suspensão sem pagamento, discriminação ilegal, assédio sexual ou outros eventos disputados podem levar seu caso a um nível mais alto de gerenciamento, apresentando uma queixa.
Tipos
As queixas podem ser divididas em três etapas: a fase informal, a fase formal e o processo de recurso. Sempre que possível, as queixas devem ser resolvidas informalmente entre o empregado e seu supervisor imediato. Se a queixa não for resolvida com o supervisor imediato, o funcionário deve levantar a queixa com o próximo nível de gerência. Se o empregado permanece insatisfeito com a resposta, ele então passa a registrar uma queixa formal que declara, por escrito, sua queixa e a base para isso. Se a queixa formal for negada, o empregado geralmente pode passar por um processo de apelação, sendo a decisão tomada naquele ponto final no que diz respeito à empresa.
Responsabilidades
Os empregadores devem trabalhar para garantir que todos em sua organização entendam as políticas de reclamações e o processo de apelação. Eles também são responsáveis por revisar periodicamente as políticas de conformidade com mudanças na legislação, códigos ou práticas trabalhistas. Os gerentes e supervisores são responsáveis por aplicar os procedimentos escritos de maneira justa e consistente, enquanto os funcionários, por sua vez, devem estar cientes das políticas e segui-las quando necessário.
Prazo
Os funcionários que optarem por registrar uma queixa devem seguir os procedimentos escritos e geralmente o fazem dentro do prazo especificado pela política de queixas do empregador. Por exemplo, a política pode especificar que as queixas devem ser arquivadas dentro de 15 dias do evento desencadeador. Algumas categorias de queixas, como discriminação ou assédio, podem ter um período de tempo maior (como 30 dias corridos).
Benefícios
Políticas e procedimentos de queixas são benéficos para os empregadores e seus empregados. Os funcionários sentem-se fortalecidos ao saber que existe um processo pelo qual sua voz pode ser ouvida. Os supervisores ou gerentes se beneficiam ao passar as disputas não resolvidas para um nível de gerenciamento mais alto, onde elas podem ser tratadas adequadamente. A empresa se beneficia porque a moral dos trabalhadores é aumentada pela participação no processo. Além disso, os limites de tempo internos incentivam a resolução rápida de problemas e, ao mesmo tempo, dificultam o surgimento de queixas.
