O mapeamento de informações é um método de documentação claro e eficaz para empresas que já desenvolveram seus procedimentos, políticas e documentos de apoio. As empresas que estão apenas começando a formalizar seus procedimentos também podem se beneficiar do método de documentação de mapeamento de informações. O mapeamento de informações agiliza a documentação, evitando a duplicação de instruções ou informações entre os procedimentos. Ele também fornece um formato para organizar informações dentro de um documento para que seja mais facilmente compreendido. A conversão da documentação da sua empresa para um formato de mapa de informações pode ser feita em algumas etapas simples, embora demoradas.
Revise toda a documentação da empresa e organize sistematicamente o conteúdo em categorias contendo instruções semelhantes. Refine o conteúdo da categoria removendo conflitos e duplicações.
Por exemplo, muitos procedimentos possuem uma seção para responsabilidades. Para este tipo de conteúdo, você deve compilar todas as informações do tipo "responsabilidades" em toda a documentação. Ao fazer isso, você pode ver conflitos nas responsabilidades ou áreas onde uma responsabilidade se sobrepõe a outra. A partir daqui, simplifique o conteúdo para remover duplicações ou conflitos. Outro conteúdo a considerar inclui definições e precauções de segurança.
Crie documentos centrais ou outros repositórios de informações controlados por revisão para cada tipo de conteúdo.
Voltando ao nosso exemplo de responsabilidades, crie um documento que relacione o conteúdo das responsabilidades refinadas na última etapa. Certifique-se de referenciar os procedimentos em que as responsabilidades são executadas. Isso garante que a documentação seja adequadamente referenciada.
Agora que um conteúdo semelhante é realocado em um documento central, o conteúdo antigo pode ser removido dos procedimentos originais. Remova o conteúdo antigo dos procedimentos originais, fazendo referência ao novo documento de referência central.
Atualize o conteúdo restante da documentação durante o processo de revisão para um formato mapeado por informações. Organize o conteúdo do documento agrupando informações pertinentes. Inclua sub-cabeçalhos. Use tabelas sempre que possível para que o conteúdo possa ser melhor visualizado. Estabeleça as melhores práticas incluindo todos os conhecimentos ou etapas tribais que os funcionários normalmente executam, mas que não foram documentados no procedimento.
Dicas
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O mapeamento de informações varia do simples ao complexo e pode ser melhorado, incluindo feedback mensurável para o gerenciamento. Para uma implementação mais complexa, serviços profissionais de estabelecimentos como a empresa fundadora Information Mapping, Inc. podem ser empregados para otimizar seus procedimentos mapeados ou não mapeados. (Veja Recursos)
