Houve um tempo em que as transações contábeis eram registradas manualmente em grandes folhas colunares de papel verde, chamadas de ledger pads. Felizmente para os proprietários de empresas, o software de contabilidade ajuda a tornar a contabilidade eficiente, precisa e compatível. A escolha de um software de contabilidade é uma consideração importante para qualquer empresário ou profissional de gestão e deve receber prioridade máxima.
Função
O software de contabilidade armazena transações comerciais em diferentes contas designadas por tipo de transação e categoria. Receitas e despesas são dois tipos de transações armazenadas no software de contabilidade. Exemplos de categorias incluem custos de folha de pagamento e material de escritório. Uma lista completa de todas as transações registradas por tipo e categoria é chamada de razão geral.
Tipos
O software de contabilidade é geralmente classificado em dois tipos. O primeiro tipo destina-se a profissionais de contabilidade que tenham um claro entendimento da contabilidade geral. O segundo tipo é destinado a empresários que não têm nada além de conhecimentos básicos de contabilidade. O software de contabilidade também pode ser específico do setor.
Características
O software de contabilidade divide a funcionalidade em módulos que são padrão para o software ou adquiridos separadamente. Contas a pagar e contas a receber são exemplos de dois módulos que geralmente fazem parte de um pacote contábil padrão. Gerenciamento de folha de pagamento e estoque são exemplos de módulos adicionais que você pode adquirir separadamente. Algum software de contabilidade é instalado diretamente no seu computador pessoal ou rede, enquanto outro software é acessado usando a Internet.
Considerações
A coisa mais importante a considerar ao selecionar o software de contabilidade é o nível de educação da pessoa que usará o software. Outras coisas importantes a considerar são funcionalidade e custo. Ao calcular o custo total de investimento, não se esqueça de permitir os custos de conversão, os custos de suporte técnico e as taxas anuais de renovação. A curva de aprendizado também é uma consideração importante ao escolher um software de contabilidade. O volume de negócios é caro e o software com uma curva de aprendizado acentuada pode fazer com que o custo de turnover aumente drasticamente.
Benefícios
O software de contabilidade elimina a redundância que existia na função contábil. Por exemplo, uma vez que as informações do fornecedor são inseridas em um módulo de contas a pagar, as informações nunca precisam ser inseridas novamente, independentemente de quantas verificações forem emitidas para esse fornecedor. Com o toque de um botão, o software de contabilidade também pode gerar demonstrações financeiras complexas, como a demonstração de resultados, o balanço patrimonial e a demonstração do fluxo de caixa.
Percepção especializada
Muitos fabricantes de software fornecem versões de teste de seus produtos. Crie casos de teste de transações contábeis diárias e teste-os em cada versão de avaliação que você considerar. Se uma versão de avaliação não estiver disponível, solicite a um representante de vendas uma demonstração ao vivo e forneça-lhe seus casos de teste. Peça aos fabricantes referências de clientes, de preferência em sua linha de negócios.
