Qualquer reunião ou projeto será mais bem-sucedido se as tarefas forem designadas durante a reunião e concluídas fora da reunião. Seguindo uma fórmula simples de 3W (What, Who e When) para ações de reunião, aumentam as chances de ter um trabalho produtivo realizado fora do horário da reunião e dentro do prazo. A atribuição de ação adequada pode reduzir os problemas relacionados ao acompanhamento. Uma boa atribuição de ação ajudará a testar boas ideias e soluções para problemas, bem como a implementar quaisquer decisões tomadas durante a reunião.
Itens que você precisará
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Papel ou Marcador
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Caneta ou marcadores de apagamento a seco
Antes do encerramento da reunião, verifique todas as ações que foram identificadas durante a reunião e determine se também são necessárias tarefas adicionais. Comece com o que as ações são. Pergunte ao grupo "Quais são as ações que precisamos fazer para alcançar ótimos resultados de projeto?" Isso ajuda o grupo a entender o que precisa ser feito e por que isso é importante para o projeto ou a equipe. Ao redigir o item de ação, certifique-se de usar os verbos de ação e esteja preparado para fornecer alguns detalhes sobre o que é realmente necessário para considerar a ação corretamente concluída.
Em seguida, mude para a OMS fará cada ação perguntando ao grupo "Quem são as melhores pessoas para realizar essas ações?" Cada ação deve ser dada a alguém ou não será feita. Este Quem é uma equipe ou membro do projeto concordando em ser responsável e responsável por todas as atividades necessárias para executar a ação atribuída. A ação pode ser atribuída à pessoa mais qualificada ou a uma subequipe, ou alguém na reunião pode se voluntariar para executar a ação. Se a ação for atribuída a alguém fora da reunião, alguém na reunião deve ser responsável por explicar a ação atribuída à pessoa que não estiver na reunião.
Faça a parte WHEN antes de mover as ações e siga para o adiamento da reunião. Pergunte ao grupo "Quando essas ações são necessárias para que possamos concluir nossos projetos dentro do prazo?" A data de vencimento de cada ação deve ser uma data real do calendário, quando a ação deve ser concluída para que a equipe ou projeto realize seu trabalho. Isso nunca deve ser deixado em branco ou escrito como o mais rápido possível, porque a data garante alguém é responsável por fazer a ação no tempo. Ao atribuir uma data, a pessoa que está realizando a ação poderá agendar a nova tarefa com seu outro trabalho e poderá determinar se pode haver um motivo válido para que a ação não seja concluída até a data desejada pelo grupo antes que ela seja muito tarde.
Após a reunião, coloque as ações 3W nos registros da reunião e distribua a todos que participaram da reunião ou que receberam uma ação. Isso documenta todas as ações e quem é responsável, bem como quando as ações são devidas.
Dicas
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Se houver uma reunião de acompanhamento, quando o lembrete for enviado para essa reunião, inclua as ações que são devidas nessa data, bem como os detalhes da reunião normal.
