As reuniões podem ser a parte mais produtiva do seu dia ou uma completa perda de tempo. Tudo depende da estrutura da reunião e da habilidade do líder que conduz a reunião. Se o seu trabalho é organizar uma reunião, um dos seus objetivos mais importantes é criar a agenda. Rotular corretamente os itens da agenda para a reunião é essencial, uma vez que esses itens da agenda dão o tom para a reunião e ajudam a evitar que a discussão saia do caminho certo.
Rotule um item da agenda como "informativo" se o objetivo for fornecer um plano de fundo para os outros participantes da reunião. Por exemplo, um membro da equipe do projeto pode precisar explicar o escopo das mudanças de software propostas em uma reunião de início inicial. Esse tipo de item da agenda da reunião é informativo. Os participantes não precisam concordar ou discordar sobre este item; eles simplesmente precisam absorver a informação.
Criar agendas para reuniões de consultoria para itens que requerem discussão, mas não devem ser resolvidos na reunião. Itens de agenda consultiva dão aos participantes a chance de compartilhar suas preocupações e opinar sobre os itens que estão sendo discutidos. Por exemplo, uma reunião sobre uma proposta de atualização de hardware de computador pode incluir vários itens de agenda consultiva, incluindo uma discussão sobre as soluções de hardware em consideração. O líder do projeto pode dar uma breve visão geral de cada solução proposta, seguida de uma discussão geral pelos participantes restantes da reunião.
Rotule um item da pauta da reunião como "solução de problemas" se o objetivo for realmente chegar a uma resolução durante a reunião. Esse rótulo é baseado no objetivo da reunião específica que você está planejando. Um item da agenda pode ser rotulado como consultivo em uma reunião e solução de problemas na próxima, conforme o projeto passa do início para a resolução. Por exemplo, o item da agenda consultiva sobre as opções de hardware pode recorrer à resolução de problemas na próxima reunião, quando os participantes são convidados a escolher realmente uma solução de hardware.
Crie um item da agenda da reunião chamado "pedido de ajuda" se o objetivo for solicitar assistência aos outros participantes da reunião. Esses itens podem servir como acompanhamento para a próxima reunião, com cada membro da equipe do projeto fornecendo uma atualização e dando ao restante da equipe informações sobre o status do projeto.
