Como empregador, você precisa estar ciente das leis estaduais e federais que estipulam o tipo de informação que deve ser mantida nos arquivos pessoais. Alguns dos documentos pessoais necessários incluem informações pessoais de contato do funcionário, status de trabalho, informações da folha de pagamento e informações de desempenho.
Informação de emprego
Informações de emprego em um arquivo de pessoal geralmente vem na forma de pedido de emprego ou nova documentação de contratação. O arquivo também pode incluir uma cópia da carta de oferta de emprego enviada ao funcionário e um recibo assinado pelo funcionário, reconhecendo que ele recebeu uma cópia do manual do funcionário da empresa. Enquanto o arquivo de pessoal para um empregado deve incluir uma data de nascimento para fins de benefícios, é ilegal obter essa informação para determinar se deve ou não contratar o indivíduo.
Status de trabalho
Status do trabalho é a documentação legal que comprova que o funcionário pode trabalhar nos Estados Unidos. Como prova do status de trabalho, um arquivo de funcionário do funcionário deve incluir uma cópia do cartão de segurança social do funcionário. Se o funcionário não for um cidadão dos Estados Unidos, um formulário I-9 preenchido (o cidadão não americano equivalente a um formulário W-4), uma cópia do passaporte do funcionário e uma cópia do visto de trabalho do funcionário devem ser incluídos no arquivo pessoal do funcionário.
Folha de pagamento
Outro componente principal de um arquivo pessoal pertence à folha de pagamento. Um empregador deve manter um formulário de imposto W-4 federal atualizado. Juntamente com o formulário W-4, um arquivo de pessoal também pode conter planilhas de horas para os períodos de pagamento em que o empregado trabalha. Se o empregado tiver algum dinheiro legalmente guarnecido de seu salário, a ordem judicial ou cópia da estipulação também deve constar no arquivo pessoal.
Informações de desempenho
As avaliações de desempenho são outra parte integrante de um arquivo de pessoal do funcionário. Eles podem incluir cópias das metas profissionais e avaliações de desempenho do funcionário escritas pelo supervisor ou gerente do funcionário. Se apropriado, o arquivo de pessoal também contém quaisquer repreensões ou advertências que o funcionário receba durante seu tempo na empresa.
Informações Fiscais Estaduais
Se o estado em que você opera sua empresa tiver impostos estaduais, será necessário manter um formulário W-4 para impostos retidos na fonte. Semelhante ao formulário de imposto federal W-4, o formulário de estado deve ser mantido atualizado e mantido no arquivo de funcionários do funcionário como um registro de backup para deduções apropriadas do contracheque do empregado e no caso de uma auditoria pelo IRS ou pelo agência tributária estadual.
