Uma carta de repreensão pelo absenteísmo é um passo formal que pode levar à demissão, rebaixamento ou redução do horário de trabalho. A carta indica que a administração tem sérias preocupações sobre o comprometimento do funcionário com o cargo ou sobre a capacidade de desempenhar as funções com responsabilidade. Digitar a carta em papel timbrado da empresa e entregá-la em um envelope selado adiciona impacto. O objetivo é forçar o funcionário a perceber que seu registro de frequência deve melhorar.
Analise suas anotações para confirmar que o funcionário recebeu reprimendas verbais por absenteísmo. Observe a data das repreensões verbais e a resposta do empregado. Observe se o funcionário prometeu corrigir o problema, mas não conseguiu.
Repreenda o empregado no primeiro parágrafo da carta. Informe ao funcionário que a carta está servindo como uma reprimenda formal pelo absenteísmo, e que ações corretivas adicionais são possíveis se a situação continuar.
Detalhe o absenteísmo no segundo parágrafo. Use folhas de horas ou registros fornecidos por recursos humanos para anotar os dias que o funcionário perdeu com ausências justificadas ou não justificadas. Diga ao funcionário por que as ausências frequentes são ruins para o funcionário e para a empresa. Explique que o absenteísmo crônico faz com que os colegas de trabalho do funcionário percam a confiança no empregado, ou isso custa dinheiro à empresa por causa da perda de produção.
Feche a carta, explicando o que o funcionário deve fazer para voltar aos trilhos. Por exemplo, explique que nos próximos seis meses o funcionário deve solicitar dias de folga antecipadamente por escrito. Observe também que o funcionário deve fornecer uma nota médica para ausências por motivo de doença. Diga ao funcionário que o não cumprimento das regras pode levar a uma correção mais disciplinar, incluindo rescisão. No parágrafo final, encaminhe o funcionário para os programas de aconselhamento caso problemas pessoais ou familiares recorrentes sejam o motivo do absenteísmo.
