Se há uma coisa em que os funcionários tendem a gostar menos de reuniões, é quando o horário de uma reunião é alterado, forçando-os a alterar seus horários de acordo. Ainda assim, é muito pior para seus funcionários serem desinformados. Mantenha seus funcionários informados, escrevendo um memorando alertando-os sobre a mudança. Eles podem não gostar da mensagem, mas perceberão que o seu memorando - como todas as melhores formas de comunicação interna - é curto e direto ao ponto.
Escreva o título informativo do seu memorando. Esvazie à esquerda e em quatro linhas separadas, com espaçamento simples, escreva "A data", "Para", "De" e "Assunto". Cada um deve ser seguido por dois pontos. Depois de "De:" escreva seu nome e seu título.
Escreva no máximo três parágrafos com espaçamento simples sobre a alteração da hora da reunião, espaçamento duplo entre parágrafos. No primeiro parágrafo, indique o horário anterior e o horário remarcado da reunião. Indique se o local da reunião foi alterado ou permaneceu o mesmo.
Explique o motivo da mudança de horário de uma maneira positiva. Os funcionários podem questionar por que o horário da reunião mudou, mas há potencial para comprometer informações organizacionais confidenciais. Abordar a questão de forma positiva, dizendo: "O horário da reunião mudou para melhor acomodar as necessidades e horários de todos, cuja presença é necessária na reunião."
Escreva um terceiro parágrafo otimista. Por exemplo, “Agradecemos antecipadamente por sua cooperação em acomodar essa alteração na programação. Estou ansioso para vê-lo em (hora e local da reunião). ”
Escreva suas iniciais após o seu nome para um golpe de presença e credibilidade adicionais. Você não precisa assinar a parte inferior do memorando porque seu nome está impresso na parte superior, no cabeçalho.
Revise e edite seu memorando antes de divulgá-lo. Nunca deixe um funcionário pegar um erro em qualquer um dos seus materiais de comunicação.
Divulgue o memorando corretamente e para melhor exposição. Lembre-se de que você não quer que funcionários ausentes voltem para a lendária linha do escritório: "Acho que não recebi o memorando". Geralmente, os memorandos de toda a empresa são publicados em refeitórios e salas de descanso. Para um “seguro” adicional, faça uma cópia do memorando para cada funcionário e coloque-o em sua caixa de correio ou em sua mesa.
