Parte do trabalho de um gerente é disciplinar os funcionários que não seguem as regras. Enquanto uma simples advertência verbal será suficiente para infrações menores pela primeira vez, infrações mais graves ou repetidas exigem uma advertência escrita e documentada. Isso ajudará não apenas a explicar ao funcionário o que ele fez de errado e o que se espera dele, mas também permitir que você mantenha uma cópia do aviso para o arquivo do funcionário, o que pode ser útil mais tarde. Escrever esse aviso pode parecer uma tarefa difícil, mas com um modelo de aviso por escrito, o processo pode ser bastante simples.
Dicas
-
Uma advertência por escrito deve seguir um modelo padrão e incluir informações como quais regras foram quebradas, uma descrição detalhada da ofensa e como o funcionário precisa melhorar.
Por que usar um aviso escrito
Uma advertência por escrito pode ser útil tanto para o funcionário quanto para a empresa. Para o funcionário, a advertência pode fornecer orientações e instruções claras sobre o que a empresa espera dela e como melhorar seu desempenho no trabalho para evitar mais avisos. Para a empresa, a advertência por escrito pode ajudar a provar que a ação foi tomada para que medidas adicionais possam ser tomadas se o problema continuar. Ele também serve como documentação do problema no caso de o funcionário arquivar algum tipo de disputa legal mais tarde, como um caso de rescisão injusta.
Quando usar esses avisos
Cada empresa terá problemas diferentes com funcionários diferentes, com base nas próprias regras da empresa e no tipo de pessoas que trabalham lá. Dito isto, a razão mais comum pela qual os funcionários são escritos em todos os setores é o atraso excessivo.
Normalmente, uma carta de advertência para um funcionário é emitida depois que uma advertência verbal é dada, mas isso nem sempre é o caso. Se uma ofensa grave ocorreu, faz sentido contornar uma advertência verbal e imediatamente receber uma advertência por escrito que pode ser incluída no arquivo do funcionário. Vale a pena notar que todas as advertências verbais devem ser documentadas após o fato, incluindo a hora e a data do aviso, e estas devem ser inseridas no arquivo do funcionário para que não haja confusão se o funcionário foi ou não advertido sobre o fato. um problema particular.
Usando uma carta de repreensão
É uma boa ideia procurar modelos para um aviso por escrito e uma carta de disciplina do funcionário antes de você precisar deles. Estes devem ser personalizados para a sua empresa e preparados para uso antes de você realmente escrever um empregado. Cada funcionário que receber uma notificação de advertência ou disciplina deve receber o mesmo formulário preenchido com informações relevantes para o problema específico que está sendo documentado. Isso garantirá que todos os funcionários sejam tratados de maneira justa e igual.
Sempre preencha cada espaço em branco em uma carta de formulário de aviso pré-impresso.Se algo não se aplica, você pode escrever "N / A", então é claro que não era aplicável e que você não estava sendo negligente em preencher o formulário. Se você realmente escrever uma carta usando um modelo, não precisará fazer isso, mas ainda assim escrever a carta com o máximo de detalhes possível. Tomar essas medidas pode protegê-lo se problemas legais surgirem posteriormente. Por esse motivo, use sempre a linguagem formal e evite usar taquigrafia ou taquigrafia.
Enquanto você deve trabalhar com um modelo, o tom específico usado em uma carta de advertência deve variar de acordo com a gravidade da infração. Se o empregado atrasou algumas vezes, por exemplo, você pode simplesmente se concentrar em corrigir o comportamento e definir um tom mais positivo para incentivá-lo a aparecer na hora certa. Se um empregado amaldiçoa um cliente, você pode querer ter um tom muito mais sério que se concentre em possíveis penalidades caso ele erre novamente.
Entregue a carta ao funcionário pessoalmente, não por e-mail e não apenas deixando-a na mesa do funcionário. Você pode optar por ter uma testemunha presente ou não, mas não lide com o assunto publicamente em frente ao restante da equipe. Isso pode ser difícil e desconfortável, mas é importante fazê-lo. No entanto, pode ser benéfico falar com o funcionário sobre a situação, pois ela pode acreditar que a carta soa mais ou menos rígida do que você pretendia, e até mesmo sua presença pode ajudar a enfatizar o tom que você pretendia dar na carta.. Você pode amenizar o impacto da carta, oferecendo ao funcionário algum feedback positivo, mas nunca o fará se causar alguma confusão sobre a gravidade do aviso que está emitindo.
Sempre receba uma assinatura do funcionário enquanto estiver presente. Se ele se recusar a assiná-lo, peça-lhe para assinar uma carta declarando que ele se recusou a assinar o aviso. Mantenha a cópia assinada para o registro do funcionário. Se o funcionário assinou uma carta declarando que ele se recusa a assinar o aviso, grampear isso ao pé da letra. Forneça também uma cópia ao funcionário para seus registros.
Exemplo de Escrita de Empregados
Uma carta de aviso por escrito deve começar com as formalidades básicas, como o assunto, data, hora, seu nome, o cargo, o nome do funcionário e cargo e os nomes de quaisquer outras pessoas que recebam uma cópia do memorando. Você pode incluir o logotipo da sua empresa na parte superior do formulário, mas isso é opcional.
Se você tiver um manual de funcionário, você deve primeiro informar qual parte da política da empresa foi violada. Você pode escrever a política específica ou simplesmente incluir uma referência à seção relevante do manual. Se você não tiver um manual, simplesmente escreva um breve resumo das regras da empresa que se aplicam.
Inclua se este é o primeiro ou último aviso e, se for uma infração grave, anote isso também. O aviso deve ter um período de tempo, o que significa que, se passar o tempo suficiente, o aviso será removido do registro do funcionário e não contará como um aviso prévio. Em outras palavras, uma advertência por escrito anterior sobre atrasos não deveria contar com o empregado se ela começasse a chegar no final de três anos depois. A carta ainda deve permanecer no arquivo pessoal do funcionário para referência, no entanto. Geralmente, um aviso pela primeira vez deve durar seis meses, um delito grave deve durar oito meses e um aviso final deve durar um ano, mas isso pode variar de acordo com as políticas da sua empresa.
Em seguida, descreva exatamente o que aconteceu com o máximo de detalhes possível, incluindo a data, a hora e os nomes de todas as pessoas envolvidas. Não inclua detalhes subjetivos, como dizer que o funcionário era mau para outro funcionário. Em vez disso, explique exatamente o que o funcionário fez que poderia ser interpretado como sendo mesquinho. Você pode optar por escrever sua descrição dos eventos, a descrição dos eventos pelo empregado e qualquer descrição de testemunhas dos eventos, se essas contas variarem. Se você usar um formulário pré-impresso e não houver espaço suficiente para escrever todos os detalhes relevantes, não há problema em anexar um segundo pedaço de papel, se necessário.
Para ajudar o funcionário a melhorar, siga os detalhes do que aconteceu com a maneira como o comportamento do funcionário precisa mudar e com que rapidez ele deve fazer essas mudanças. Siga isto com informações claramente detalhadas sobre as conseqüências que resultarão se ela não corrigir seu comportamento. Lembre-se de que a advertência por escrito não é uma ação disciplinar, portanto, certifique-se de declarar quais ações disciplinares ocorrerão caso o problema continue. Por fim, assine e date a carta, apresente-a ao funcionário e peça a ela e a qualquer testemunha da reunião que assine e date também.
