Uma boa comunicação com os fornecedores da sua empresa é essencial para manter uma cadeia de suprimentos que funcione sem problemas. Quando o seu negócio muda, você quer garantir que todos os seus fornecedores sejam notificados e tenham tempo para atualizar as informações de contato e envio. Não é difícil preparar uma carta de mudança de endereço, mas você precisa fazer um pouco de planejamento. Evite deixar esta tarefa até o último minuto.
Compile uma lista de discussão abrangente dos fornecedores da sua empresa. Comece a fazer a lista pelo menos seis semanas antes da data de efetivação da realocação de negócios, para que você possa enviar a correspondência de endereço com antecedência. Talvez seja necessário enviar mais de uma carta em alguns casos. Por exemplo, um fornecedor pode ter um departamento de pedidos e envio separado de seus escritórios de faturamento. Você precisaria notificar ambos.
Coloque as informações de mudança de endereço apenas no corpo da carta aos fornecedores. Use o papel timbrado da empresa ou coloque o endereço atual e as informações de contato na saudação ou no fechamento da carta, seguindo o formato usual de carta comercial.
Diga aos fornecedores que sua empresa está se mudando no primeiro parágrafo da carta e forneça a data da alteração. O movimento real pode levar vários dias, portanto, forneça a data exata em que a correspondência e as remessas devem ser enviadas para o novo endereço. Explique por que a empresa está se movendo. Por exemplo, dizer aos fornecedores que a empresa está expandindo e precisa de uma instalação maior permite que eles saibam o que está acontecendo de uma maneira que crie uma impressão favorável. Se houver um período durante o qual as operações serão encerradas, informe as datas em que a empresa será fechada.
Coloque o novo endereço da empresa no segundo parágrafo. Se o endereço de correspondência for diferente do endereço, inclua-o também. Forneça outras informações de contato que estejam mudando, como números de telefone. Envie a carta de mudança de endereço pelo menos três semanas antes da mudança para que os fornecedores tenham tempo de atualizar seus registros. Por fim, forneça um número de telefone ou endereço de e-mail para os fornecedores fazerem perguntas, se necessário.
Dicas
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Acompanhe sua carta com um e-mail solicitando a confirmação de que a carta de mudança de endereço foi recebida e lembrando os fornecedores da próxima mudança. Você também pode postar a mudança de endereço no seu site e nas páginas de mídia social. Forneça os endereços da web desses sites na carta e no email.
