As cartas de mudança de política são difíceis de escrever porque a mudança geralmente não favorece o cliente ou o empregado, mesmo que seja necessário. As cartas de mudança de política, como qualquer carta que transmita notícias negativas, exigem cuidadosa preparação e consideração. Se você escrever a carta com cuidado, ela pode explicar a justificativa para a mudança e ainda reter a boa vontade dos clientes ou funcionários.
Use o papel timbrado da sua empresa. Como essa carta é uma notificação legal de uma mudança de política, ela deve parecer oficial e formal.
Digite a data completa. Pule um espaço de linha.
Digite o nome, a organização e o endereço do destinatário. Se esta carta for enviada em massa para todos os funcionários ou para todos os clientes, você poderá omitir o nome e endereço ou usar o recurso de mala direta em seu programa de processamento de texto para inserir automaticamente o nome e endereço de cada letra. Pule outro espaço de linha.
Digite "Dear Mr./Ms. (Name)" seguido de dois pontos. Se esta for uma carta em massa, use uma saudação genérica, como "Caro cliente valioso" ou "Caro funcionário". Pule outro espaço de linha.
Comece a carta explicando o problema que levou à mudança de política. Use quaisquer fatos ou estatísticas que ajudem a convencer o destinatário. Sempre discuta o problema primeiro em uma mensagem negativa - se o destinatário entender o problema, ela estará mais propensa a aceitar sua solução.
Explique a mudança de política em linguagem clara e específica. Explique quando a nova política entrará em vigor, as conseqüências de não seguir a política e quaisquer detalhes que o funcionário ou cliente precisará para realizar a alteração.
Agradeça ao cliente ou funcionário pelo seu tempo e cooperação. Forneça informações de contato para ela usar se tiver alguma dúvida sobre a política.
Digite "Sincerely" e pule três espaços de linha. Digite seu nome completo e título. Assine seu nome acima do seu nome digitado.
Faça uma cópia da carta para seus registros e forneça outra cópia para o seu departamento jurídico. Envie as cartas originais. Se a alteração da política for importante ou resultar de uma alteração em uma lei, envie as cartas por carta registrada para que você tenha um registro de quando cada destinatário recebeu sua carta.
Dicas
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Mantenha a carta breve e educada. Não exagere nas notícias negativas, o que poderia criar brechas não intencionais na mudança de política.
