Uma comunicação empresarial eficaz é vital para o sucesso da sua organização. Tem um grande impacto no desempenho da sua empresa e na produtividade dos funcionários, bem como no seu resultado final. Como proprietário de uma empresa, você precisa ser capaz de comunicar claramente sua visão e objetivos, construir relacionamentos com clientes e parceiros em potencial e interagir com sua equipe.
Fundamentos da Comunicação Empresarial
Gerentes, CEOs, líderes de equipe e outros profissionais devem aprender a ser bons comunicadores para cumprir suas responsabilidades. Se você quer vender mais produtos, construir uma equipe forte ou maximizar seus esforços de marketing, é importante que você domine os aspectos essenciais da comunicação empresarial.
Se você quiser ter sucesso, não basta ser um bom estrategista ou ter ideias brilhantes. Claro, você pode contratar pessoas para se comunicar com seus clientes e promover seus serviços, mas você ainda precisa colocar sua visão em palavras. É sua responsabilidade fornecer feedback à sua equipe, ouvir o que eles têm a dizer e discutir os objetivos da empresa.
A comunicação empresarial é toda sobre o compartilhamento de informações entre pessoas dentro e fora de sua organização. Pode assumir muitas formas, como comunicação formal e informal, comunicação interna e externa, comunicação legal, comunicação lateral ou horizontal e muito mais. Pense nisso como um canal de duas vias para transmitir instruções, idéias, opiniões, relatórios e assim por diante.
Para que a comunicação seja eficaz, ela deve ser recíproca. Você precisa falar claramente e ouvir atentamente. Além disso, certifique-se de compreender os fundamentos da comunicação empresarial, que são:
- Estrutura
- Relevância
- Consistência
- Clareza
- Recência e primazia
- Médio
Antes de tudo, sua mensagem precisa ser bem estruturada e ter uma abertura, um corpo e um fechamento. Não importa se você está enviando e-mails, fazendo ligações telefônicas ou apresentando um projeto, lembre-se desses elementos estruturais. Comece com uma breve introdução da sua mensagem para que o público saiba o que esperar. Por exemplo, você poderia dizer algo como: "Hoje, vamos discutir nossa estratégia de marketing para o próximo trimestre". Em seguida, apresente suas idéias em detalhes. Dependendo do contexto, talvez você precise fazer backup de suas declarações com fatos e números. Feche sua mensagem com uma breve conclusão que descreve os pontos-chave que você discutiu.
Certifique-se de que sua mensagem seja clara e relevante para o público-alvo. Imagine que você está tentando explicar a um cliente que ele precisa de uma reformulação completa do website, em vez de algumas pequenas alterações. Você pode ficar tentado a discutir o design da Web, a otimização do mecanismo de pesquisa, as taxas de rejeição e outros aspectos técnicos, mas não o faça. O cliente pode não saber o que essas coisas significam e por que elas são importantes. Em vez disso, você deve se concentrar em como uma reformulação completa do site beneficiará seus negócios. Diga a ele que ele alcançará mais clientes, aumentará o reconhecimento da marca, aumentará as taxas de retenção, melhorará a segurança dos dados e assim por diante.
Sempre mantenha sua mensagem consistente, mas adapte-se ao público e ao contexto. Se você está constantemente mudando de idéia, corre o risco de perder sua credibilidade.
Uma coisa é dizer aos seus funcionários para proteger os dados dos clientes e manter seus softwares atualizados e outra para ter uma política de segurança em vigor. A comunicação escrita facilita o esclarecimento de ideias e garante que todos estejam na mesma página.
Além disso, verifique se sua mensagem é memorável. Inclua uma declaração forte e clara que reforce suas crenças e se relacione com o tópico. Considere começar ou terminar sua mensagem com uma citação ou outra abertura poderosa. Às vezes, o humor também pode ajudar. Quer você esteja conversando com um cliente ou um funcionário, dê a ela algo para lembrar.
Segundo os psicólogos, algumas pessoas são mais propensas a lembrar o que viram ou ouviram pela última vez. Isso é chamado de efeito de recência. Outros tendem a recordar o que viram ou ouviram pela primeira vez, o que é conhecido como o efeito de primazia. Portanto, faz sentido iniciar e / ou fechar sua mensagem com uma declaração poderosa.
Outra coisa a considerar é o meio de comunicação. Como você pretende transmitir sua mensagem? Existem diferentes tipos de meios de comunicação, e cada um tem características únicas. Estes incluem mas não estão limitados a:
- Apresentações
- Relatórios
- Comunicação online
- Reuniões de negócios
- Reuniões de vídeo e telefone
- O email
- Mídia social
- Midia impressa
- Contratos e outros documentos escritos formais
Aspectos Legais da Comunicação Empresarial
Quando você está escrevendo um contrato ou arquivando documentos legais, é ainda mais importante se comunicar claramente. A má comunicação pode resultar em pesadas multas, fraude, difamação, perda de receita e processos judiciais caros.
Familiarize-se com as leis do seu estado ou município, incluindo aquelas relacionadas à publicidade. Suas campanhas de marketing, por exemplo, precisam ser verdadeiras e obedecer às leis do seu setor. Se você está vendendo suplementos dietéticos, você não pode reivindicar que seus produtos curam ou previnem doenças. Além disso, você não pode comercializar álcool e cigarros como sendo benéfico para os clientes. Faça backup de suas reivindicações com fatos concretos e faça as divulgações necessárias.
Verifique os contratos e acordos comerciais. Se você tem algo a dizer, escreva por escrito. Inclua uma seção que defina claramente os termos usados no contrato. Adicione seções relevantes, como o termo do contrato e rescisão, garantias, separação e confidencialidade.
Preste atenção em como você se comunica com sua equipe também. Escolha suas palavras com cuidado. Abster-se de fazer ameaças ou discriminar funcionários. Por exemplo, se você disser a um funcionário que ele é muito novo para assumir um projeto específico, você pode ser acusado de discriminação por idade. Um gerente que provoca funcionários com deficiência pode ser acusado de discriminação por deficiência, mesmo que seu comportamento não tenha sido feito para prejudicar a pessoa em questão.
Por que a comunicação empresarial é importante?
Conhecendo os principais aspectos da comunicação, não é difícil entender por que isso é tão importante. A comunicação eficaz pode fortalecer seu relacionamento com clientes, funcionários e parceiros de negócios, garantindo a conformidade legal. Além disso, pode dar uma vantagem competitiva e ajudá-lo a tirar o máximo proveito de seus esforços de marketing.
A importância da comunicação externa em uma organização não deve ser subestimada. Como gerente ou empresário, você precisa transmitir sua mensagem ao público-alvo, bem como aos investidores, acionistas, fornecedores e possíveis parceiros. Eventos ao vivo, por exemplo, dão a você a chance de capturar a atenção de seus clientes potenciais ou garantir financiamento para sua pequena empresa. Um discurso bem pensado ou uma apresentação envolvente do produto podem impulsionar sua reputação e gerar vendas. Entrevistas e press releases permitem que você informe os clientes e investidores sobre seus projetos mais recentes. Por exemplo, você pode querer falar sobre sua nova colaboração com uma marca ou sobre uma nova linha de produtos que atrapalharão o setor. Se você se comunicar com clareza e agregar valor real, gerará agitação em torno de sua marca.
A comunicação interna também é essencial. Quase metade dos funcionários raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que fazer a seguir. De fato, 21% dos profissionais não têm um plano formal para comunicação interna. Se você não declarar claramente o propósito e os objetivos de uma reunião, poderá criar confusão e conflitos no local de trabalho.
Líderes que são bons comunicadores podem aumentar o moral dos funcionários, reduzir as taxas de rotatividade e aumentar a produtividade na organização. Eles também têm um vínculo mais forte com suas equipes e experimentam menos conflitos. Além disso, uma comunicação interna eficaz garante que seus funcionários entendam seus papéis e a contribuição que estão fazendo para o crescimento e o sucesso da empresa.
