A estrutura organizacional é definida pela Lamar University como “o sistema formal de relações de tarefas e relatórios que controla, coordena e motiva os funcionários para que eles cooperem para atingir os objetivos de uma organização”. A administração de um escritório pode usar estruturas organizacionais diferentes com base no tipo de negócio Cada estrutura utilizada na administração do escritório tem benefícios e desvantagens: Avalie seu escritório e determine qual estrutura melhor atende às suas necessidades.
Estrutura funcional
Uma estrutura funcional coloca pessoas com posições, habilidades e tarefas semelhantes em vários grupos. Uma estrutura funcional comum é uma central de atendimento ao cliente. Cada pessoa está executando a mesma tarefa, usando o mesmo equipamento e tem um objetivo comum de lidar com problemas do cliente. As vantagens dessa estrutura são que é fácil se comunicar com um grupo específico, as decisões são tomadas rapidamente e o treinamento e o desenvolvimento são mais eficazes, porque todos estão aprendendo a mesma coisa ao mesmo tempo. As desvantagens dessa estrutura são que ela limita a diversidade entre a equipe e é mais difícil atender às necessidades em constante mudança.
Estrutura Divisional
As estruturas divisórias são mais amplas em escopo do que as estruturas funcionais. Uma estrutura funcional é baseada em um grupo de pessoas com a mesma tarefa, enquanto as estruturas divisionais são sub-departamentos dentro de uma empresa maior. Por exemplo, se uma corporação possui várias marcas, uma marca pode ser considerada seu próprio departamento e ter sua própria equipe de RH, equipe de marketing, relações públicas e grupo executivo sobre a divisão. Isso permite melhorar a qualidade dos produtos e serviços, gerenciamento personalizado, aumento do trabalho em equipe e rápida tomada de decisões. No entanto, essa estrutura exige altos custos operacionais, não promove a comunicação entre as divisões e aumenta o conflito.
Estrutura plana
Uma estrutura simples na administração do escritório incorpora administração e membros da equipe nos processos de tomada de decisões, brainstorming e feedback. Uma organização plana tem níveis limitados de hierarquia quando se trata de níveis administrativos. Essa estrutura incentiva a comunicação aberta e incorpora estilos administrativos democráticos e delegativos.
Estrutura alta
Uma estrutura organizacional alta tem vários níveis de liderança administrativa. Uma organização alta impede que os membros do escritório interajam com a administração. O feedback não é incentivado, e espera-se que os funcionários sigam as ordens da administração sem questionar. Um estilo administrativo autoritativo é comumente usado em grandes estruturas de escritórios organizacionais e é comumente visto na aplicação da lei e nas forças armadas.
