Solicitar aprovação para um projeto ou grande compra pode ser estressante e frustrante. No entanto, com as palavras e atitudes corretas, você terá mais chances de obter a aprovação necessária. A pesquisa também é fundamental: você deve saber exatamente o que você precisa, saber qual será o impacto na sua empresa e ser capaz de explicá-lo em termos que seu chefe possa entender. Uma carta de solicitação específica e bem escrita pode ajudar muito a transformar sua ideia ou projeto em realidade.
Pesquise sua proposta
O primeiro passo em qualquer processo de aprovação é pesquisar o que você precisa. Se você está pedindo um novo veículo da empresa, pesquise exatamente que tipo de veículo você quer, quanto vai custar e como ele atende às necessidades da empresa. Não faça uma declaração geral sobre o que você quer aprovado. É mais provável que o destinatário de sua carta decida a seu favor, se estiver claro em sua carta que você fez um esforço para descobrir o que é melhor para a empresa. Mais importante, quanto mais específico você é, mais provável é que ela se sinta confortável em lhe dar aprovação para um projeto ou compra, porque ela saberá exatamente o que você fará após a aprovação.
Formate a letra corretamente
Comece por abordar seu chefe pelo nome e título (por exemplo, vice-presidente Smith). Se por acaso você não souber quem lerá a carta, envie a carta ao título da pessoa (por exemplo, "Caro Comissário".) No entanto, a personalização é importante, então faça o melhor para descobrir o nome da pessoa e o título correto.. Você pode encontrá-lo com frequência no site da organização ou ao atender o telefone e perguntar o nome da pessoa.
Em seguida, introduza a compra ou proposta que você deseja aprovar. Tente fazer isso na primeira frase da sua carta. Isso permitirá que o leitor tenha uma ideia clara do que você está propondo de imediato e lhe dê um contexto para o restante da carta. Isso também permite que ela saiba exatamente o que você quer.
Exemplo:
Caro Supervisor Cunningham,
A banda de Rock Castle High School está precisando de novos uniformes.
Dê exemplos detalhados
Em seguida, explique por que a ação que você está propondo deve ser tomada. Mesmo que pareça óbvio por que uma compra é necessária, explique detalhadamente o raciocínio por trás dela. Se o destinatário de sua carta não vir uma boa razão para a ação proposta na carta, ela falhará. Deve levar apenas algumas frases para fazer isso.
Exemplo:
Nós compramos uniformes pela última vez em 1992, e a coleção atual é muito irregular e desgastada.
Continue listando todas as razões pelas quais a proposta seria benéfica para sua empresa.É sobre o que seu trabalho fará pela empresa, não sobre por que você acha que a proposta é importante.
Exemplo:
A banda representa nossa escola em desfiles, jogos de futebol e outras reuniões da comunidade. Novos uniformes colocariam nossa escola em uma luz muito mais positiva.
Agora temos que pagar uma empresa de alfaiataria milhares de dólares a cada ano para manter nossos uniformes antigos. Novos eliminariam essas taxas.
Ter novos uniformes modernos aumentaria muito o moral de toda a banda, o que geralmente resulta em notas mais altas para todos os alunos.
Conclua com informações valiosas
Conclua sua carta com seu nome, endereço de e-mail e número de telefone e convide o leitor a contatá-lo com qualquer dúvida sobre a carta ou a proposta. Se aplicável, anote também a data em que você espera ter uma resposta para sua solicitação. Quando você terminar com a carta, ela não deverá ter mais de uma página, a menos que você tenha uma boa razão para continuar em uma segunda página (como uma proposta muito complexa que exija uma longa explicação ou uma longa lista de razões pelas quais seu pedido seria benéfico).
Exemplo:
Se você tiver alguma dúvida, ficarei feliz em encontrar você a qualquer momento.
Obrigado,
Ben Warren, diretor, [email protected] 555-1234
Dicas finais
Sempre escreva de maneira respeitosa e formal. Por exemplo, em vez de dizer "Seria ótimo para a empresa se pudéssemos comprar algumas impressoras novas", escrever algo como: "Se a empresa comprasse cinco novas impressoras, isso beneficiaria a Example Corp. porque …" Se ainda não for necessário, considere imprimir e entregar sua carta manualmente em vez de enviá-la por e-mail ao destinatário. Ele mostrará que você realmente se importa com a sua proposta e tornará mais provável que ele se lembre de responder à carta de maneira oportuna.
Observe que uma carta de aprovação bem escrita pode não levar você a qualquer lugar - o destinatário pode decidir que a proposta em si é o problema. Nesse caso, você terá que inventar uma ideia totalmente nova ou aguardar até que possa tentar novamente.
